Chân dung CIO- người quản lý thông tin
CIO (Chief Information Officers) là thuật ngữ chỉ một chức danh mới trong các công ty, xuất hiện trên thế giới từ năm 1994. Mỹ, , là những quốc gia sớm có CIO và hệ thống CIO ở những nước này được coi là tương đối chuẩn mực. Một số quốc gia châu Á như Trung Quốc, Thái Lan, Hàn Quốc, , đều có hệ thống chức danh CIO. Mặc dù mới được chính thức triển khai từ năm 1996 - 1997 đến nay, nhưng vị “tân giám đốc” này đã phát huy được vai trò định hướng phát triển và quản lý công nghệ thông tin trong các chiến lược kinh doanh, bổ sung vào đội ngũ các nhà quản lý cao cấp của công ty.
Có một thực tế là, thuật ngữ “Chief Information Officer” chưa được dịch và định nghĩa thật chuẩn sang tiếng Việt. Đã từng có những đề xuất đặt tên cho CIO như giám đốc thông tin, phụ trách thông tin, chủ sự thông tin, đồng sự thông tin... Tuy nhiên theo nhiều chuyên gia, CIO thực chất là một tên gọi cho một vị trí công tác, một chức danh phụ trách lĩnh vực công nghệ thông tin, có vị trí quan trọng trong bộ máy lãnh đạo công ty.
Mặc dù là một chức danh tương đối mới, nhưng CIO có vai trò rất quan trọng và quyền lực của CIO rất lớn. Ở nhiều quốc gia, số lượng CIO tại các công ty đang tăng lên nhanh chóng trong vài năm trở lại đây, song song với nó là bước chuyển biến của việc quản lý thông tin từ tầm hoạt động tác nghiệp của công ty sang tầm quản lý chiến lược sản xuất kinh doanh. Không chỉ các tập đoàn lớn như IBM hay Microsoft là cần thực hiện tốt công tác quản lý thông tin để duy trì sức cạnh tranh, mà cả các công ty vừa và nhỏ cũng phải chú ý đến điều đó. John Hayer, CIO tại Forexco, một công ty chuyên về lĩnh vực tài chính, là người đã lĩnh hội được điều này. Hiện nay, Hayer đang hợp tác với Oracle để nâng cấp các hệ thống công nghệ thông tin. Ông cho biết: “Ngày càng có nhiều thông tin thường nhật cần xử lý trong các hoạt động kinh doanh. “Núi thông tin” đang cao dần lên, trong khi đó chúng ta lại phải luôn nỗ lực để nhanh chóng có được những quyết định chuẩn xác nhất. Chiến lược của chúng tôi là chuyển toàn bộ thông tin đó vào một môi trường tích hợp, trong đó công ty có thể thiết lập được mối quan hệ giữa các thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, giúp cho việc phân tích được dễ dàng hơn”.
Theo mô hình của các công ty trên thế giới, CIO là điểm giao nhau của hai luồng quan hệ đối nội và đối ngoại. Trong quan hệ đối nội, CIO được coi như một trung gian giữa bốn vị trí quan trọng nhất: giám đốc điều hành, giám đốc tài chính, các cổ đông và những người sử dụng hệ thống thông tin. Trong quan hệ đối ngoại, CIO có trách nhiệm làm thông suốt thông tin với khách hàng, các công ty đối tác, với ngân hàng và công ty mẹ. Về chế độ đãi ngộ, thông thường CIO có mức lương lớn gấp hai hoặc ba lần so với mức lương của người giữ chức vụ tương đương ngang cấp.
Vai trò của CIO trong doanh nghiệp
Quan niệm về chu trình kinh doanh đang trở thành “giá đỡ” cho một loạt những cải tiến về quản lý đang làm thay đổi cung cách tổ chức và hoạt động của các công ty. Tập đoàn IBM là một ví dụ điển hình về thay đổi hoạt động công ty thông qua việc tái cấu trúc chu trình, và IT đóng vai trò quan trọng trong sự thay đổi này. Chức năng của CIO tại IBM là đảm bảo những dự án có liên quan đến chu trình ở tất cả các đơn vị kinh doanh được ăn khớp với chương trình cải thiện khả năng hoạt động của công ty. IBM đã thay đổi chức danh của giám đốc thông tin thành giám đốc chu trình, một trong những vị trí quản lý chủ chốt. Nhà quản lý này có nhiệm vụ hỗ trợ và liên kết công việc của các chu trình trong tập đoàn. Đây thực sự là một sự thay đổi rất lớn và phù hợp với quan niệm kinh doanh mới, bởi vì những ý tưởng thay đổi chu trình kinh doanh luôn gắn chặt với công nghệ, trong khi các CIO là những người có đủ kinh nghiệm và chuyên môn để đảm bảo các dự án được thiết kế và quản lý một cách hiệu quả nhất.
Việc thực hiện các kế hoạch kinh doanh, hoạch định xây dựng từng bước hạ tầng thông tin cho công ty, vận dụng hạ tầng thông tin này cùng với các quy tắc hành chính để quản lý, điều hành … không thể không có sự góp sức của các CIO. Vào những năm 1950, khi công nghệ thông dụng chỉ là máy tính điện tử và người ta chỉ tập trung vào tự động hoá các chức năng đánh máy, vai trò của người quản lý công nghệ thông tin chỉ đơn thuần là người giám sát. Bước sang những năm 1960, khi các công ty đã quan tâm tới tính hiệu quả của các nhà hỗ trợ công nghệ thông tin thì người quản lý này được nâng lên mức quản lý việc xử lý số liệu. Đến năm 2000, khi công nghệ thông dụng là Internet, thiết bị không dây thì vai trò của người quản lý đã trở thành các CIO, những nhà lãnh đạo quan trọng trong công ty.
Với vai trò này, từ chỗ là người nắm giữ thông tin đến việc trở thành các CIO, một CIO thực thụ sẽ phải cùng lúc theo thực thi 7 nhiệm vụ: Thiết lập chiến lược phát triển ICT (viễn thông và công nghệ thông tin), các dự án phát triển ICT, các nguyên tắc; thiết kế, xây dựng, duy trì và khám phá hệ thống công nghệ máy tính; quản lý và phân tích hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu; quản lý hệ thống kiến thức; quản lý hệ thống tài sản (thể chất, con người thông tin, tìm kiếm quan hệ bên ngoài...); quản lý BPR (Tái cơ cấu quá trình kinh doanh - Business Process Re-engineering) và các sáng kiến, thực hiện cải cách; giám sát, điều khiển, đánh giá tiến bộ của chiến lược và của dự án. Theo nhiều chuyên gia thì công việc nặng nề đòi hỏi kỹ năng và năng lực quản lý lớn.
Sẽ không có gì sai khi đánh giá CIO là người “nhạc trưởng” chỉ huy “dàn nhạc” các ứng dụng công nghệ thông tin trong công ty. Nhưng trong môi trường kinh doanh, công nghệ thông tin không phải là yếu tố quyết định cho sự thành công của CIO. Sự thành công của một CIO còn phụ thuộc vào tầm nhìn của người lãnh đạo chứ không chỉ là vấn đề kỹ thuật. Nếu lãnh đạo có tầm nhìn đúng về thông tin, thì các CIO sẽ làm tốt nhiệm vụ của mình. Ngược lại, ở những công ty có người lãnh đạo có sự đánh giá sai lệch về thông tin thì nhiệm vụ của CIO cũng không thể được hoàn thành tốt.
Từ khi nhận thêm chức danh CIO, đứng trước mọi kế hoạch hoạt động, phát triển của Forexco, John Hayer luôn phải nghĩ tới việc ứng dụng công nghệ thông tin, ví dụ như mở một loại hình kinh doanh mới thì việc triển khai ứng dụng tin học phải tiến hành ra sao cho đồng bộ, phục vụ kinh doanh có hiệu quả. “Trước kia là phó tổng giám đốc phụ trách kinh doanh, giờ kiêm thêm chức danh CIO, nhiệm vụ có nặng nề hơn, nhưng cũng cho phép tôi nhìn nhận cấu trúc, sự phát triển của công ty một cách khái quát và chặt chẽ hơn trước. Trước kia tôi có thể chỉ làm việc với trưởng phòng kinh doanh, bây giờ là CIO tôi làm việc với tất cả các bộ phận trong công ty”, ông nói.
Còn trong các chiến lược kinh doanh chuyên về công nghệ thông tin, theo giáo sư tiến sĩ Jeffrey Adam thuộc Khoa nghiên cứu Quản lý dự án Trường đại học Victoria, Australia, thì mức độ liên quan trực tiếp của các CIO phụ thuộc vào quy mô tổ chức và bản chất của từng chiến lược. Đối với các công ty lớn, CIO thường không liên quan trực tiếp vào các dự án, trừ khi dự án có tầm quan trọng đặc biệt. Đối với các công ty vừa và nhỏ, CIO là người trực tiếp khuyến khích các hoạt động công nghệ thông tin được tổ chức dưới dạng dự án, phát triển các chính sách quản lý dự án và hướng dẫn về các dự án... Và dường như CIO có ảnh hưởng lớn nhất đối với sự thành công hay thất bại của các chiến lược kinh doanh, sự tín nhiệm của CIO được tạo dựng hay bị tổn hại phụ thuộc vào sự thành công hay thất bại ấy.
Tiêu chuẩn của một CIO
Ngày nay, khái niệm thông tin phải được hiểu là thông tin điện tử, được sinh ra, lưu trữ, xử lý và phân phối trong mọi hoạt động của một công ty bằng công cụ của công nghệ thông tin là máy tính, phần mềm, viễn thông,... Vì vậy, nếu chỉ nghĩ CIO là giám đốc phụ trách công nghệ thông tin là không chính xác. Các chuyên gia cho rằng khi thông tin được nhìn nhận là nguồn lực quan trọng trong các công ty thì CIO là người chịu trách nhiệm về việc sử dụng hiệu quả nguồn lực này phục vụ cho quá trình phát triển của công ty mình.
Để đảm đương được những nhiệm vụ quan trọng, CIO cần phải hội đủ được 3 tố chất: Năng lực lãnh đạo; hiểu biết sâu về công nghệ thông tin và có năng lực phân tích, xử lý thông tin. Bên cạnh đó, những tiêu chuẩn quan trọng khác là khả năng nhìn xa trông rộng; dũng cảm, tự tin, sáng suốt khi ra quyết định; nắm vững mục tiêu, nguyên tắc khi tiền hành công việc. Các CIO phải nắm vững các công nghệ có tác dụng thúc đẩy công ty phát triển; hiều biết về công việc kinh doanh; có khả năng giao tiếp tốt; có năng lực quản lý và năng lực thực hiện những đổi thay mang lại lợi ích cho công ty; có hiểu biết sâu rộng và kinh nghiệm về ngành công nghiệp đặc thù; có khả năng tập hợp, phát triển và duy trì đội ngũ các nhà chuyên môn có trình độ cao. “Một CIO giỏi là một CIO có ảnh hưởng về chiến lược (Strategic Impact); ảnh hưởng về khách hàng (Customer Impact); ảnh hưởng về tài chính (Financial Impact; ảnh hưởng về hoạt động (Operational Impact); ảnh hưởng về xã hội (Social Impact)”, Jeffrey Adam nhận định.
CIO (Chief Information Officers) là thuật ngữ chỉ một chức danh mới trong các công ty, xuất hiện trên thế giới từ năm 1994. Mỹ, , là những quốc gia sớm có CIO và hệ thống CIO ở những nước này được coi là tương đối chuẩn mực. Một số quốc gia châu Á như Trung Quốc, Thái Lan, Hàn Quốc, , đều có hệ thống chức danh CIO. Mặc dù mới được chính thức triển khai từ năm 1996 - 1997 đến nay, nhưng vị “tân giám đốc” này đã phát huy được vai trò định hướng phát triển và quản lý công nghệ thông tin trong các chiến lược kinh doanh, bổ sung vào đội ngũ các nhà quản lý cao cấp của công ty.
Có một thực tế là, thuật ngữ “Chief Information Officer” chưa được dịch và định nghĩa thật chuẩn sang tiếng Việt. Đã từng có những đề xuất đặt tên cho CIO như giám đốc thông tin, phụ trách thông tin, chủ sự thông tin, đồng sự thông tin... Tuy nhiên theo nhiều chuyên gia, CIO thực chất là một tên gọi cho một vị trí công tác, một chức danh phụ trách lĩnh vực công nghệ thông tin, có vị trí quan trọng trong bộ máy lãnh đạo công ty.
Mặc dù là một chức danh tương đối mới, nhưng CIO có vai trò rất quan trọng và quyền lực của CIO rất lớn. Ở nhiều quốc gia, số lượng CIO tại các công ty đang tăng lên nhanh chóng trong vài năm trở lại đây, song song với nó là bước chuyển biến của việc quản lý thông tin từ tầm hoạt động tác nghiệp của công ty sang tầm quản lý chiến lược sản xuất kinh doanh. Không chỉ các tập đoàn lớn như IBM hay Microsoft là cần thực hiện tốt công tác quản lý thông tin để duy trì sức cạnh tranh, mà cả các công ty vừa và nhỏ cũng phải chú ý đến điều đó. John Hayer, CIO tại Forexco, một công ty chuyên về lĩnh vực tài chính, là người đã lĩnh hội được điều này. Hiện nay, Hayer đang hợp tác với Oracle để nâng cấp các hệ thống công nghệ thông tin. Ông cho biết: “Ngày càng có nhiều thông tin thường nhật cần xử lý trong các hoạt động kinh doanh. “Núi thông tin” đang cao dần lên, trong khi đó chúng ta lại phải luôn nỗ lực để nhanh chóng có được những quyết định chuẩn xác nhất. Chiến lược của chúng tôi là chuyển toàn bộ thông tin đó vào một môi trường tích hợp, trong đó công ty có thể thiết lập được mối quan hệ giữa các thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, giúp cho việc phân tích được dễ dàng hơn”.
Theo mô hình của các công ty trên thế giới, CIO là điểm giao nhau của hai luồng quan hệ đối nội và đối ngoại. Trong quan hệ đối nội, CIO được coi như một trung gian giữa bốn vị trí quan trọng nhất: giám đốc điều hành, giám đốc tài chính, các cổ đông và những người sử dụng hệ thống thông tin. Trong quan hệ đối ngoại, CIO có trách nhiệm làm thông suốt thông tin với khách hàng, các công ty đối tác, với ngân hàng và công ty mẹ. Về chế độ đãi ngộ, thông thường CIO có mức lương lớn gấp hai hoặc ba lần so với mức lương của người giữ chức vụ tương đương ngang cấp.
Vai trò của CIO trong doanh nghiệp
Quan niệm về chu trình kinh doanh đang trở thành “giá đỡ” cho một loạt những cải tiến về quản lý đang làm thay đổi cung cách tổ chức và hoạt động của các công ty. Tập đoàn IBM là một ví dụ điển hình về thay đổi hoạt động công ty thông qua việc tái cấu trúc chu trình, và IT đóng vai trò quan trọng trong sự thay đổi này. Chức năng của CIO tại IBM là đảm bảo những dự án có liên quan đến chu trình ở tất cả các đơn vị kinh doanh được ăn khớp với chương trình cải thiện khả năng hoạt động của công ty. IBM đã thay đổi chức danh của giám đốc thông tin thành giám đốc chu trình, một trong những vị trí quản lý chủ chốt. Nhà quản lý này có nhiệm vụ hỗ trợ và liên kết công việc của các chu trình trong tập đoàn. Đây thực sự là một sự thay đổi rất lớn và phù hợp với quan niệm kinh doanh mới, bởi vì những ý tưởng thay đổi chu trình kinh doanh luôn gắn chặt với công nghệ, trong khi các CIO là những người có đủ kinh nghiệm và chuyên môn để đảm bảo các dự án được thiết kế và quản lý một cách hiệu quả nhất.
Việc thực hiện các kế hoạch kinh doanh, hoạch định xây dựng từng bước hạ tầng thông tin cho công ty, vận dụng hạ tầng thông tin này cùng với các quy tắc hành chính để quản lý, điều hành … không thể không có sự góp sức của các CIO. Vào những năm 1950, khi công nghệ thông dụng chỉ là máy tính điện tử và người ta chỉ tập trung vào tự động hoá các chức năng đánh máy, vai trò của người quản lý công nghệ thông tin chỉ đơn thuần là người giám sát. Bước sang những năm 1960, khi các công ty đã quan tâm tới tính hiệu quả của các nhà hỗ trợ công nghệ thông tin thì người quản lý này được nâng lên mức quản lý việc xử lý số liệu. Đến năm 2000, khi công nghệ thông dụng là Internet, thiết bị không dây thì vai trò của người quản lý đã trở thành các CIO, những nhà lãnh đạo quan trọng trong công ty.
Với vai trò này, từ chỗ là người nắm giữ thông tin đến việc trở thành các CIO, một CIO thực thụ sẽ phải cùng lúc theo thực thi 7 nhiệm vụ: Thiết lập chiến lược phát triển ICT (viễn thông và công nghệ thông tin), các dự án phát triển ICT, các nguyên tắc; thiết kế, xây dựng, duy trì và khám phá hệ thống công nghệ máy tính; quản lý và phân tích hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu; quản lý hệ thống kiến thức; quản lý hệ thống tài sản (thể chất, con người thông tin, tìm kiếm quan hệ bên ngoài...); quản lý BPR (Tái cơ cấu quá trình kinh doanh - Business Process Re-engineering) và các sáng kiến, thực hiện cải cách; giám sát, điều khiển, đánh giá tiến bộ của chiến lược và của dự án. Theo nhiều chuyên gia thì công việc nặng nề đòi hỏi kỹ năng và năng lực quản lý lớn.
Sẽ không có gì sai khi đánh giá CIO là người “nhạc trưởng” chỉ huy “dàn nhạc” các ứng dụng công nghệ thông tin trong công ty. Nhưng trong môi trường kinh doanh, công nghệ thông tin không phải là yếu tố quyết định cho sự thành công của CIO. Sự thành công của một CIO còn phụ thuộc vào tầm nhìn của người lãnh đạo chứ không chỉ là vấn đề kỹ thuật. Nếu lãnh đạo có tầm nhìn đúng về thông tin, thì các CIO sẽ làm tốt nhiệm vụ của mình. Ngược lại, ở những công ty có người lãnh đạo có sự đánh giá sai lệch về thông tin thì nhiệm vụ của CIO cũng không thể được hoàn thành tốt.
Từ khi nhận thêm chức danh CIO, đứng trước mọi kế hoạch hoạt động, phát triển của Forexco, John Hayer luôn phải nghĩ tới việc ứng dụng công nghệ thông tin, ví dụ như mở một loại hình kinh doanh mới thì việc triển khai ứng dụng tin học phải tiến hành ra sao cho đồng bộ, phục vụ kinh doanh có hiệu quả. “Trước kia là phó tổng giám đốc phụ trách kinh doanh, giờ kiêm thêm chức danh CIO, nhiệm vụ có nặng nề hơn, nhưng cũng cho phép tôi nhìn nhận cấu trúc, sự phát triển của công ty một cách khái quát và chặt chẽ hơn trước. Trước kia tôi có thể chỉ làm việc với trưởng phòng kinh doanh, bây giờ là CIO tôi làm việc với tất cả các bộ phận trong công ty”, ông nói.
Còn trong các chiến lược kinh doanh chuyên về công nghệ thông tin, theo giáo sư tiến sĩ Jeffrey Adam thuộc Khoa nghiên cứu Quản lý dự án Trường đại học Victoria, Australia, thì mức độ liên quan trực tiếp của các CIO phụ thuộc vào quy mô tổ chức và bản chất của từng chiến lược. Đối với các công ty lớn, CIO thường không liên quan trực tiếp vào các dự án, trừ khi dự án có tầm quan trọng đặc biệt. Đối với các công ty vừa và nhỏ, CIO là người trực tiếp khuyến khích các hoạt động công nghệ thông tin được tổ chức dưới dạng dự án, phát triển các chính sách quản lý dự án và hướng dẫn về các dự án... Và dường như CIO có ảnh hưởng lớn nhất đối với sự thành công hay thất bại của các chiến lược kinh doanh, sự tín nhiệm của CIO được tạo dựng hay bị tổn hại phụ thuộc vào sự thành công hay thất bại ấy.
Tiêu chuẩn của một CIO
Ngày nay, khái niệm thông tin phải được hiểu là thông tin điện tử, được sinh ra, lưu trữ, xử lý và phân phối trong mọi hoạt động của một công ty bằng công cụ của công nghệ thông tin là máy tính, phần mềm, viễn thông,... Vì vậy, nếu chỉ nghĩ CIO là giám đốc phụ trách công nghệ thông tin là không chính xác. Các chuyên gia cho rằng khi thông tin được nhìn nhận là nguồn lực quan trọng trong các công ty thì CIO là người chịu trách nhiệm về việc sử dụng hiệu quả nguồn lực này phục vụ cho quá trình phát triển của công ty mình.
Để đảm đương được những nhiệm vụ quan trọng, CIO cần phải hội đủ được 3 tố chất: Năng lực lãnh đạo; hiểu biết sâu về công nghệ thông tin và có năng lực phân tích, xử lý thông tin. Bên cạnh đó, những tiêu chuẩn quan trọng khác là khả năng nhìn xa trông rộng; dũng cảm, tự tin, sáng suốt khi ra quyết định; nắm vững mục tiêu, nguyên tắc khi tiền hành công việc. Các CIO phải nắm vững các công nghệ có tác dụng thúc đẩy công ty phát triển; hiều biết về công việc kinh doanh; có khả năng giao tiếp tốt; có năng lực quản lý và năng lực thực hiện những đổi thay mang lại lợi ích cho công ty; có hiểu biết sâu rộng và kinh nghiệm về ngành công nghiệp đặc thù; có khả năng tập hợp, phát triển và duy trì đội ngũ các nhà chuyên môn có trình độ cao. “Một CIO giỏi là một CIO có ảnh hưởng về chiến lược (Strategic Impact); ảnh hưởng về khách hàng (Customer Impact); ảnh hưởng về tài chính (Financial Impact; ảnh hưởng về hoạt động (Operational Impact); ảnh hưởng về xã hội (Social Impact)”, Jeffrey Adam nhận định.
