Việc hiểu sâu sắc các nghi thức trên bàn đàm phán không chỉ quan trọng đối với các nhà ngoại giao mà còn quan trọng đối với cả các doanh nhân. Một cử chỉ hoặc lời nói không thích hợp có thể phá hỏng ấn tượng mà bạn muốn tạo ra với các đối thủ trên thương trường.
Vậy, bạn cần phải chuẩn bị những gì trước một cuộc gặp mặt quan trọng để không xảy ra bất cứ một sơ suất nào?
Xác định các thành viên trong phái đoàn đàm phán
Trước bất cứ một cuộc gặp mặt quan trọng nào cũng đều phải chuẩn bị trước. Cần phải xác định rõ chức danh và nhiệm vụ của tất cả các thành viên trong đoàn đàm phán của đối tác. Bạn phải biết ai thực sự là người có quyền quyết định cuối cùng để dành sự chú ý đến người này nhiều nhất trong cuộc gặp mặt. Nhiều khi, đó không phải là trưởng đoàn mà là người lãnh đạo bộ phận có liên quan nhiều nhất đến nội dung của cuộc đàm phán. Chỉ sau khi xác định được tất cả những thông tin trên, bạn mới chỉ định những thành viên trong phái đoàn của mình. Nếu bạn chọn chính xác các thành viên, có nghĩa bạn đã nắm trong tay 80% của sự thành công.
Để làm tốt việc này, bạn phải lưu ý một số điểm sau: số lượng thành viên của hai phái đoàn đàm phán phải giống nhau; chức danh của các thành viên phải tương đương nhau, thậm chí, nếu trong một phái đoàn, người lãnh đạo bộ phận đi cùng với trợ lý thì trong phái đoàn còn lại cũng phải theo đúng như vậy, cách thức này còn được gọi là “mặt đối mặt”; những thành viên trong phái đoàn phải thực sự cần thiết cho cuộc đàm phán, nếu không hiệu quả của cuộc đàm phán sẽ tỷ lệ nghịch với số thành viên trong phái đoàn.
Trong trường hợp ngược lại, nếu công ty bạn là phía có sáng kiến tổ chức buổi đàm phán thì bạn phải lựa chọn những thành viên phụ thuộc hoàn toàn vào mục đích của bạn. Nếu bạn định giới thiệu với đối tác về một dự án mới của mình thì số lượng thành viên không hạn chế. Còn nếu bạn định thảo luận về một vấn đề hoặc một quyết định cụ thể nào đấy thì số thành viên chỉ cần vừa đủ.
Một đoàn đàm phán đông người có thể gây ra hiệu ứng áp đảo về tâm lý, nhưng với một cuộc đàm phán “mặt đối mặt” sẽ dễ đạt được thỏa thuận hơn.
Quy tắc chung về thời gian
Thông thường, bên muốn tổ chức đàm phán phải thông báo ý định của mình trước hai tuần. Địa điểm diễn ra đàm phán là do bên tổ chức đưa ra nhưng phải được sự đồng ý của phía khách mời. Trước khi diễn ra đàm phán, hai bên phải thống nhất trước những vấn đề sẽ đem ra bàn luận và xác định mục tiêu của cuộc đàm phán.
Không có những thông lệ về thời gian diễn ra cuộc đàm phán, nhưng tốt nhất là nên tổ chức vào buổi sáng. Sẽ không lịch sự nếu ấn định cuộc đàm phán vào sáng sớm hay tối muộn.
Hiển nhiên là không thể đến muộn, nhưng cũng không nên đến sớm vì như thế có thể làm khó xử cho bên tổ chức.
Thông thường, một buổi đàm phán kéo dài khoảng hai tiếng. Nếu cuộc đàm phán dự tính sẽ diễn ra dài hơn, thì sau hai tiếng phải nghỉ giải lao ít nhất 30 phút. Trong khoảng thời gian này có thể mời khách uống chè hoặc cà phê. Nhân viên phục vụ phải mang nước ra mời khách trước, bắt đầu từ chủ tịch phái đoàn đàm phán của đối tác.
Chỉ được quyền hút thuốc lá trong thời gian đàm phán nếu đã thỏa thuận trước. Tuy nhiên, nói chung không nên hút thuốc và không uống gì khác ngoài nước khoáng trong thời gian tiến hành đàm phán.
Không gian diễn ra đàm phán
Cuộc đàm phán diễn ra ở đâu là tốt nhất, trong trụ sở của công ty mình hay trên một địa phận trung lập? Câu trả lời một lần nữa lại phụ thuộc vào nội dung của cuộc gặp mặt. Nếu bạn muốn có một sự lợi thế nào đó về tâm lý, thì tốt nhất hãy tổ chức đàm phán ở công ty của bạn.
Lý tưởng nhất là tổ chức đàm phán trong những gian phòng được thiết kế riêng cho việc này. Các cánh cửa tủ trong phòng phải được đóng kín, giấy tờ không được để trên bàn để tránh tạo cảm giác bất tiện cho phía được mời.
Điểm chính của căn phòng đàm phán chính là cái bàn. Tốt nhất là bàn hình tròn hoặc oval, với những cái bàn có góc, ngay từ đầu đã tạo cho các thành viên tham gia đàm phán cảm giác của sự đối đầu. Trong trường hợp nếu trong phòng đàm phán của chủ nhân chỉ có một cái bàn hình chữ nhật, thì tuyệt đối không được xếp chỗ ngồi ở hai cạnh ngắn hơn, các thành viên hai phái đoàn ngồi đối diện, mặt đối mặt theo chức danh.
Sẽ không lịch sự nếu xếp chỗ cho khách ngồi quay lưng vế phía cửa ra vào hoặc đối diện với cửa sổ. Đại điện của tổ chức phải ngồi đối diện với cửa ra vào để tiện cho những trường hợp cần thiết, ví dụ kín đáo ra lệnh cho thư ký mang thêm nước hoặc thay gạt tàn thuốc lá.
Nếu các thành viên trong buổi đàm phán không biết trước về nhau, thì nên đặt trước mặt mỗi người một khung bìa có ghi đủ tên họ để tiện cho việc giao tiếp.
Khoảng cách giữa hai ghế ngồi ít nhất là từ 1,5-3 m. Đây được gọi là “cự ly xã hội”. Một khoảng cách quá rộng có thể tạo cho các thành viên cảm giác bị “loại ra” khỏi cuộc đàm phán.
Không nên có thái độ suồng sã quá trong cuộc gặp mặt, không nên vươn người sang phía không gian của người ngồi cạnh để lấy những đồ vật hoặc tài liệu của họ mà chưa được phép, hoặc tự sắp đặt lại chỗ ngồi cho thoải mái cũng là điều không được phép.
Một quy tắc quan trọng nữa là giữ bí mật. Vì vậy, nếu bạn muốn ghi âm hoặc thu hình lại cuộc đàm phán, thì phải được sự đồng ý của phía bên kia.
Cách ăn mặc
Cách ăn mặc của các thành viên phải thật hoàn hảo, bởi điều này thể hiện tính nghiêm túc và chuyên nghiệp của bạn. Vì vậy, trong các buổi gặp mặt quan trọng nên ăn mặc theo lối truyền thống. Nam giới nên mặc comlê màu đen, xám hoặc xanh tím than, áo sơ mi dài tay một màu hay với những đường kẻ nhỏ, cravat lụa, tất cùng màu với quần, giày buộc dây. Phụ nữ cũng có thể mặc comlê, đi giày thấp cổ, không mặc váy ngắn, trang điểm nhạt, tóc gọn gàng, đặc biệt bàn tay phải được chăm sóc, các đồ trang sức càng ít càng tốt và tránh gây cảm giác lố lăng.
Kinh doanh là một xã hội không giới tính, vì vậy ở đây không có thói quen nhường phụ nữ. Tất nhiên sẽ là lịch sự nếu nhường chỗ cho phụ nữ trong bàn đàm phán, nhưng các nữ doanh nhân không nên đòi hỏi việc này.
Nếu bắt tay và giới thiệu là những hành động chính thức để làm quen thì trao đổi danh thiếp lại là hành động không chính thức. Nhưng sẽ rất bất lịch sự nếu sau khi nhận danh thiếp đút ngay vào túi hoặc ví, cần phải xem kỹ trước khi cất đi.
Sức mạnh của ngôn từ
Ngôn từ và cách diễn đạt của các thành viên trong buổi thảo luận phải lịch sự nhưng vẫn đạt được mục đích của buổi đàm phán.
Không nên lập tức vào chủ đề chính ngay khi bắt đầu cuộc nói chuyện, nên bắt đầu bằng vài câu nói về thời tiết, về các hoạt động văn hóa hoặc tình hình kinh tế.
Một trong những tính cách được đánh giá cao nhất trong các cuộc đàm phán là: kiên trì; giữ đúng nhịp độ; khéo léo; sáng suốt và bình tĩnh. Không nên biểu lộ cảm xúc trên mặt nhưng cũng không nên giữ bộ mặt lạnh băng. Không nên nói to quá, nhưng cũng không nên nói nhỏ đến mức khó nghe như thì thầm. Tránh gây ra những tiếng động bất ngờ hoặc các cử động đột ngột.
Lời ăn tiếng nói lịch sự và có khoảng cách. Không nên sử dụng những lời khen. Chỉ có thể sử dụng chúng trong những vấn đề có liên quan đến những nội dung đang được thảo luận. Đôi khi có thể khen bộ comlê của người đối thoại là đẹp nhưng tuyệt đối tránh những nhận xét về tính cách của họ.
Nên giữ bầu không khí trang trọng trong cuộc nói chuyện, không nên suồng sã. Những cảm xúc tích cực có thể thể hiện thông qua những câu nói ví dụ như: “Rất vui vì được gặp anh/chị”, hoặc “Cảm ơn vì anh/chị đã dành thời gian cho cuộc gặp mặt này”.
Không nên nói rằng mình chắc chắn đúng, hay đưa ra những tuyên bố mang tính khẳng định 100%. Không đưa ra các lời khuyên cũng như ngắt lời người khác.
Ngược lại, nếu bạn thấy mình đang bị gây áp lực và chui vào vỏ bọc của sự cố thủ, thì đây cũng là một hành động không thích hợp. Điều này chỉ làm cho cuộc đàm phán đi vào ngõ cụt. Trả lời đối tác lịch sự và bình tĩnh, nếu cảm thấy khó chịu thì giữ thái độ im lặng.
Một quy tắc vàng trong ngoại giao là sử dụng chính xác những từ: “Không”; “Không bao giờ”; “Điều này không thể được”.
Không nên bắt đầu câu nói bằng những sự phản đối vì điều này dễ dẫn đến sự đối lập và mâu thuẫn. Trước khi nói “không” bắt buộc phải nêu ra những lý do mà đề nghị của đối tác không thể chấp nhận được.
Khi nói chuyện tránh dùng những từ nước ngoài, hay nói cộc lốc “hiểu rồi”; “cái gì?”; “như thế nào?”...
Tất cả những thỏa thuận đạt được trong buổi đàm phán chỉ có hiệu lực khi được ghi thành văn bản và có chữ ký của trưởng đoàn của cả hai phía, trong đó còn bao gồm cả những ý định không nhất thiết phải thực hiện.
Và nguyên tắc quan trọng nhất trong các cuộc đàm phán là không bao giờ hứa hẹn điều gì mà bạn không thể thực hiện được, vì điều này sẽ làm mất uy tín của bạn. Tốt nhất là làm nhiều hơn sự mong đợi của đối tác chứ đừng để cho họ phải thất vọng.
Vậy, bạn cần phải chuẩn bị những gì trước một cuộc gặp mặt quan trọng để không xảy ra bất cứ một sơ suất nào?
Xác định các thành viên trong phái đoàn đàm phán
Trước bất cứ một cuộc gặp mặt quan trọng nào cũng đều phải chuẩn bị trước. Cần phải xác định rõ chức danh và nhiệm vụ của tất cả các thành viên trong đoàn đàm phán của đối tác. Bạn phải biết ai thực sự là người có quyền quyết định cuối cùng để dành sự chú ý đến người này nhiều nhất trong cuộc gặp mặt. Nhiều khi, đó không phải là trưởng đoàn mà là người lãnh đạo bộ phận có liên quan nhiều nhất đến nội dung của cuộc đàm phán. Chỉ sau khi xác định được tất cả những thông tin trên, bạn mới chỉ định những thành viên trong phái đoàn của mình. Nếu bạn chọn chính xác các thành viên, có nghĩa bạn đã nắm trong tay 80% của sự thành công.
Để làm tốt việc này, bạn phải lưu ý một số điểm sau: số lượng thành viên của hai phái đoàn đàm phán phải giống nhau; chức danh của các thành viên phải tương đương nhau, thậm chí, nếu trong một phái đoàn, người lãnh đạo bộ phận đi cùng với trợ lý thì trong phái đoàn còn lại cũng phải theo đúng như vậy, cách thức này còn được gọi là “mặt đối mặt”; những thành viên trong phái đoàn phải thực sự cần thiết cho cuộc đàm phán, nếu không hiệu quả của cuộc đàm phán sẽ tỷ lệ nghịch với số thành viên trong phái đoàn.
Trong trường hợp ngược lại, nếu công ty bạn là phía có sáng kiến tổ chức buổi đàm phán thì bạn phải lựa chọn những thành viên phụ thuộc hoàn toàn vào mục đích của bạn. Nếu bạn định giới thiệu với đối tác về một dự án mới của mình thì số lượng thành viên không hạn chế. Còn nếu bạn định thảo luận về một vấn đề hoặc một quyết định cụ thể nào đấy thì số thành viên chỉ cần vừa đủ.
Một đoàn đàm phán đông người có thể gây ra hiệu ứng áp đảo về tâm lý, nhưng với một cuộc đàm phán “mặt đối mặt” sẽ dễ đạt được thỏa thuận hơn.
Quy tắc chung về thời gian
Thông thường, bên muốn tổ chức đàm phán phải thông báo ý định của mình trước hai tuần. Địa điểm diễn ra đàm phán là do bên tổ chức đưa ra nhưng phải được sự đồng ý của phía khách mời. Trước khi diễn ra đàm phán, hai bên phải thống nhất trước những vấn đề sẽ đem ra bàn luận và xác định mục tiêu của cuộc đàm phán.
Không có những thông lệ về thời gian diễn ra cuộc đàm phán, nhưng tốt nhất là nên tổ chức vào buổi sáng. Sẽ không lịch sự nếu ấn định cuộc đàm phán vào sáng sớm hay tối muộn.
Hiển nhiên là không thể đến muộn, nhưng cũng không nên đến sớm vì như thế có thể làm khó xử cho bên tổ chức.
Thông thường, một buổi đàm phán kéo dài khoảng hai tiếng. Nếu cuộc đàm phán dự tính sẽ diễn ra dài hơn, thì sau hai tiếng phải nghỉ giải lao ít nhất 30 phút. Trong khoảng thời gian này có thể mời khách uống chè hoặc cà phê. Nhân viên phục vụ phải mang nước ra mời khách trước, bắt đầu từ chủ tịch phái đoàn đàm phán của đối tác.
Chỉ được quyền hút thuốc lá trong thời gian đàm phán nếu đã thỏa thuận trước. Tuy nhiên, nói chung không nên hút thuốc và không uống gì khác ngoài nước khoáng trong thời gian tiến hành đàm phán.
Không gian diễn ra đàm phán
Cuộc đàm phán diễn ra ở đâu là tốt nhất, trong trụ sở của công ty mình hay trên một địa phận trung lập? Câu trả lời một lần nữa lại phụ thuộc vào nội dung của cuộc gặp mặt. Nếu bạn muốn có một sự lợi thế nào đó về tâm lý, thì tốt nhất hãy tổ chức đàm phán ở công ty của bạn.
Lý tưởng nhất là tổ chức đàm phán trong những gian phòng được thiết kế riêng cho việc này. Các cánh cửa tủ trong phòng phải được đóng kín, giấy tờ không được để trên bàn để tránh tạo cảm giác bất tiện cho phía được mời.
Điểm chính của căn phòng đàm phán chính là cái bàn. Tốt nhất là bàn hình tròn hoặc oval, với những cái bàn có góc, ngay từ đầu đã tạo cho các thành viên tham gia đàm phán cảm giác của sự đối đầu. Trong trường hợp nếu trong phòng đàm phán của chủ nhân chỉ có một cái bàn hình chữ nhật, thì tuyệt đối không được xếp chỗ ngồi ở hai cạnh ngắn hơn, các thành viên hai phái đoàn ngồi đối diện, mặt đối mặt theo chức danh.
Sẽ không lịch sự nếu xếp chỗ cho khách ngồi quay lưng vế phía cửa ra vào hoặc đối diện với cửa sổ. Đại điện của tổ chức phải ngồi đối diện với cửa ra vào để tiện cho những trường hợp cần thiết, ví dụ kín đáo ra lệnh cho thư ký mang thêm nước hoặc thay gạt tàn thuốc lá.
Nếu các thành viên trong buổi đàm phán không biết trước về nhau, thì nên đặt trước mặt mỗi người một khung bìa có ghi đủ tên họ để tiện cho việc giao tiếp.
Khoảng cách giữa hai ghế ngồi ít nhất là từ 1,5-3 m. Đây được gọi là “cự ly xã hội”. Một khoảng cách quá rộng có thể tạo cho các thành viên cảm giác bị “loại ra” khỏi cuộc đàm phán.
Không nên có thái độ suồng sã quá trong cuộc gặp mặt, không nên vươn người sang phía không gian của người ngồi cạnh để lấy những đồ vật hoặc tài liệu của họ mà chưa được phép, hoặc tự sắp đặt lại chỗ ngồi cho thoải mái cũng là điều không được phép.
Một quy tắc quan trọng nữa là giữ bí mật. Vì vậy, nếu bạn muốn ghi âm hoặc thu hình lại cuộc đàm phán, thì phải được sự đồng ý của phía bên kia.
Cách ăn mặc
Cách ăn mặc của các thành viên phải thật hoàn hảo, bởi điều này thể hiện tính nghiêm túc và chuyên nghiệp của bạn. Vì vậy, trong các buổi gặp mặt quan trọng nên ăn mặc theo lối truyền thống. Nam giới nên mặc comlê màu đen, xám hoặc xanh tím than, áo sơ mi dài tay một màu hay với những đường kẻ nhỏ, cravat lụa, tất cùng màu với quần, giày buộc dây. Phụ nữ cũng có thể mặc comlê, đi giày thấp cổ, không mặc váy ngắn, trang điểm nhạt, tóc gọn gàng, đặc biệt bàn tay phải được chăm sóc, các đồ trang sức càng ít càng tốt và tránh gây cảm giác lố lăng.
Kinh doanh là một xã hội không giới tính, vì vậy ở đây không có thói quen nhường phụ nữ. Tất nhiên sẽ là lịch sự nếu nhường chỗ cho phụ nữ trong bàn đàm phán, nhưng các nữ doanh nhân không nên đòi hỏi việc này.
Nếu bắt tay và giới thiệu là những hành động chính thức để làm quen thì trao đổi danh thiếp lại là hành động không chính thức. Nhưng sẽ rất bất lịch sự nếu sau khi nhận danh thiếp đút ngay vào túi hoặc ví, cần phải xem kỹ trước khi cất đi.
Sức mạnh của ngôn từ
Ngôn từ và cách diễn đạt của các thành viên trong buổi thảo luận phải lịch sự nhưng vẫn đạt được mục đích của buổi đàm phán.
Không nên lập tức vào chủ đề chính ngay khi bắt đầu cuộc nói chuyện, nên bắt đầu bằng vài câu nói về thời tiết, về các hoạt động văn hóa hoặc tình hình kinh tế.
Một trong những tính cách được đánh giá cao nhất trong các cuộc đàm phán là: kiên trì; giữ đúng nhịp độ; khéo léo; sáng suốt và bình tĩnh. Không nên biểu lộ cảm xúc trên mặt nhưng cũng không nên giữ bộ mặt lạnh băng. Không nên nói to quá, nhưng cũng không nên nói nhỏ đến mức khó nghe như thì thầm. Tránh gây ra những tiếng động bất ngờ hoặc các cử động đột ngột.
Lời ăn tiếng nói lịch sự và có khoảng cách. Không nên sử dụng những lời khen. Chỉ có thể sử dụng chúng trong những vấn đề có liên quan đến những nội dung đang được thảo luận. Đôi khi có thể khen bộ comlê của người đối thoại là đẹp nhưng tuyệt đối tránh những nhận xét về tính cách của họ.
Nên giữ bầu không khí trang trọng trong cuộc nói chuyện, không nên suồng sã. Những cảm xúc tích cực có thể thể hiện thông qua những câu nói ví dụ như: “Rất vui vì được gặp anh/chị”, hoặc “Cảm ơn vì anh/chị đã dành thời gian cho cuộc gặp mặt này”.
Không nên nói rằng mình chắc chắn đúng, hay đưa ra những tuyên bố mang tính khẳng định 100%. Không đưa ra các lời khuyên cũng như ngắt lời người khác.
Ngược lại, nếu bạn thấy mình đang bị gây áp lực và chui vào vỏ bọc của sự cố thủ, thì đây cũng là một hành động không thích hợp. Điều này chỉ làm cho cuộc đàm phán đi vào ngõ cụt. Trả lời đối tác lịch sự và bình tĩnh, nếu cảm thấy khó chịu thì giữ thái độ im lặng.
Một quy tắc vàng trong ngoại giao là sử dụng chính xác những từ: “Không”; “Không bao giờ”; “Điều này không thể được”.
Không nên bắt đầu câu nói bằng những sự phản đối vì điều này dễ dẫn đến sự đối lập và mâu thuẫn. Trước khi nói “không” bắt buộc phải nêu ra những lý do mà đề nghị của đối tác không thể chấp nhận được.
Khi nói chuyện tránh dùng những từ nước ngoài, hay nói cộc lốc “hiểu rồi”; “cái gì?”; “như thế nào?”...
Tất cả những thỏa thuận đạt được trong buổi đàm phán chỉ có hiệu lực khi được ghi thành văn bản và có chữ ký của trưởng đoàn của cả hai phía, trong đó còn bao gồm cả những ý định không nhất thiết phải thực hiện.
Và nguyên tắc quan trọng nhất trong các cuộc đàm phán là không bao giờ hứa hẹn điều gì mà bạn không thể thực hiện được, vì điều này sẽ làm mất uy tín của bạn. Tốt nhất là làm nhiều hơn sự mong đợi của đối tác chứ đừng để cho họ phải thất vọng.
