Để có được một cuộc đàm phán thành công, nhất thiết cần nghiên cứu rất nhiều yếu tố, thiết lập một hoàn cảnh giao tiếp và không khí đàm phán tốt là rất quan trọng. Không khí đàm phán căng thẳng rất dễ gây cho đôi bên đàm phán cảm giác phòng bị, nghi ngờ lẫn nhau.
Để xây dựng một không khí đàm phán tốt cũng cần nghiên cứu nhiều yếu tố, ví dụ như lựa chọn địa điểm đàm phán, bố trí, sắp xếp hoàn cảnh đàm phán, cũng như hình tượng, ngôn ngữ và thái độ đôi bên đàm phán. Chúng ta có thể vận dụng các biện pháp sau:
1, Lựa chọn địa điểm đàm phán thích hợp. Lựa chọn địa điểm đàm phán tương đối linh hoạt, có thể căn cứ vào sở thích và thói quen của người đàm phán để lựa chọn văn phòng, phòng hội nghị, cũng như ở nhà hàng, nhà khách, quán cafe hay hội trường là nơi tiến hành đàm phán. Thông thường, căn cứ vào cuộc hẹn trước đó của đôi bên thì một cuộc đàm phán có thể thay đổi địa điểm một hoặc nhiều lần.
2, Sắp xếp hoàn cảnh đàm phán thích hợp và lý tưởng nhất. Người đàm phán có thể sắp xếp hoàn cảnh đàm phán, việc sắp xếp không có giới hạn quá nghiêm khắc, yêu cầu phải thích hợp, cởi mở và rõ ràng. Hoàn cảnh đàm phán được sắp xếp một cách trang nhã, yên tĩnh, đường hoàng, lịch sự. Bất luận là việc sắp xếp như thế nào đi nữa nhưng nhất định phải nghiên cứu đến phương diện sạch sẽ, gọn gàng, lịch sự. Nếu như trên sàn nhà, trên tường hay bộ trà tiếp khách có vết bẩn, đồ đạc sắp xếp bừa bãi rất dễ ảnh hưởng đến cảm xúc của người đàm phán. Ngược lại, một không khí đàm phán vui vẻ, thoải mái sẽ khiến cho đôi bên đàm phán cảm thấy nhẽ nhõm, dễ chịu.
3, Người đàm phán cũng cần nghiên cứu các phương diện về ngoại hình, cử chỉ, tâm lý đàm phán thoải mái, tình cảm đối đãi đối tác đàm phán nhiệt tình. Lần đầu gặp mặt, sự nhiệt tình và chân thành của đối phương có thể dễ dàng rút ngắn khoảng cách tâm lý đôi bên, vì vậy cần thiết phải sắp xếp hoàn cảnh đàm phán cởi mở, nhiệt thành. Nếu như đối phương không cười không nói sẽ tạo ra khoảng cách giữa đôi bên, thêm vào đó là ngôn ngữ đàm phán thiếu văn hoá sẽ ảnh hưởng đến không khí đàm phán.
Để thiết lập một không khí đàm phán ngoài hai yếu tố nêu trên, đầu tiên phải có thái độ đàm phán thân thiện, đối đãi nhiệt tình. Một mặt chủ động bắt tay đối phương, quan tâm hỏi han sức khoẻ, đồng thời nhiệt tình đối đã, rót trà mời khách, đây là nền tảng cơ bản trong quan hệ hai bên đối tác.
Lựa chọn phương thức hàn huyên tâm sự, trò chuyện trước khi đàm phán, cử chỉ tự nhiên, thoải mái sẽ phát huy rất nhiều trong cuộc đàm phán, mặt khác áp lực và căng thẳng sẽ gây ra sai lầm cho người đàm phán. Trong khi đối thoại có thể tự do lựa chọn chủ đề đàm phán, có thể bày tỏ cảm nghĩ về các sự vật trong hoàn cảnh đàm phán, ví như đưa ra những cách nhìn nhận về cách sắp xếp bài trí trong văn phòng của đối phương và nhận xét về bức vẽ trên tường hay thăm hỏi tình hình đối tác, đồng thời đưa ra những lời khen về những thành tích và danh hiệu của đối phương v.v…..tuy nhiên không nên bắt đầu nói tới những vấn đề thuộc về bản chất, điều này dễ gây ra không khí căng thẳng.
b, Biết lắng nghe tiếng nói của đối phương. Trong giao tiếp, để thiết lập được sợi dây liên kết giữa đôi bên thì nên tạo cơ hội để đối phương đưa ra ý kiến của mình, lắng nghe tiếng nói và tìm hiểu những suy nghĩ của họ, không nên nêu ra những ý kiến khác thường, hay thậm chí quá nhấn mạnh quan điểm của mình, điều này sẽ không đạt được mục đích giao tiếp. Vì vậy, trong quá trình đàm phán, để đối phương nói lên suy nghĩ của mình, lắng nghe suy nghĩ của họ thì mới có được sợi dây liên kết đàm phán tốt nhất và không ảnh hưởng tới không khí hợp tác hoà thuận giữa đôi bên. Mặt khác, trong khi nghe không nên cắt ngang hay nói leo, đây bị coi là hành vi mất lịch sự rất dễ gây ra hiểu lầm.
c, Chú trọng xoay quanh chủ đề chính. Khi đàm phán chú trọng triển khai đề tài chính, tránh lạc đề hay bỏ quên nụ cười tạo cảm giác thân thiện. Chắt lọc nội dung đàm phán chủ yếu, hay nhắc nhở đối phương không quá đi lạc đề. Mau chóng kí kết thoả thuận với đối tác, tránh không khí đàm phán nặng nề, căng thẳng kéo dài .
4, Hình thức đàm phán không giống nhau, vì nội dung, mục đích, đối tác đàm phán không giống nhau cũng như không khí đàm phán. Ví dụ như không khí đàm phán đôi bên có lợi hay không khí đàm phán nảy sinh mâu thuẫn là không giống nhau. Ngoài ra, khi đối tác là người lớn tuổi, cần có thái độ tôn trọng đối phương, không khí đàm phán phải trang trọng, lịch sự, đàm phán với những người trẻ thì thoải mái và tự do hơn. Mặt khác, không khí đàm phán với đối tác là nam và nữ cũng có sự khác biệt tương đối lớn. Người đàm phán nên căn cứ vào những tình huống khác nhau để ứng biến sao cho linh hoạt, nhằm đạt được mục đích điều tiết không khí đàm phán cuối cùng.
Giai đoạn đàm phán khác nhau thì không khí đàm phán cũng khác nhau. Thông thường, giai đoạn đàm phán ban đầu lấy sự hoà hợp, nhiệt tình làm trọng. Không khí đàm phán nghiêm túc, chân thành, thậm chí có một chút căng thẳng. Khi đạt được thoả thuận chung, không khí sẽ trở nên nhẹ nhàng, dễ chịu hơn.
Để xây dựng một không khí đàm phán tốt cũng cần nghiên cứu nhiều yếu tố, ví dụ như lựa chọn địa điểm đàm phán, bố trí, sắp xếp hoàn cảnh đàm phán, cũng như hình tượng, ngôn ngữ và thái độ đôi bên đàm phán. Chúng ta có thể vận dụng các biện pháp sau:
1, Lựa chọn địa điểm đàm phán thích hợp. Lựa chọn địa điểm đàm phán tương đối linh hoạt, có thể căn cứ vào sở thích và thói quen của người đàm phán để lựa chọn văn phòng, phòng hội nghị, cũng như ở nhà hàng, nhà khách, quán cafe hay hội trường là nơi tiến hành đàm phán. Thông thường, căn cứ vào cuộc hẹn trước đó của đôi bên thì một cuộc đàm phán có thể thay đổi địa điểm một hoặc nhiều lần.
2, Sắp xếp hoàn cảnh đàm phán thích hợp và lý tưởng nhất. Người đàm phán có thể sắp xếp hoàn cảnh đàm phán, việc sắp xếp không có giới hạn quá nghiêm khắc, yêu cầu phải thích hợp, cởi mở và rõ ràng. Hoàn cảnh đàm phán được sắp xếp một cách trang nhã, yên tĩnh, đường hoàng, lịch sự. Bất luận là việc sắp xếp như thế nào đi nữa nhưng nhất định phải nghiên cứu đến phương diện sạch sẽ, gọn gàng, lịch sự. Nếu như trên sàn nhà, trên tường hay bộ trà tiếp khách có vết bẩn, đồ đạc sắp xếp bừa bãi rất dễ ảnh hưởng đến cảm xúc của người đàm phán. Ngược lại, một không khí đàm phán vui vẻ, thoải mái sẽ khiến cho đôi bên đàm phán cảm thấy nhẽ nhõm, dễ chịu.
3, Người đàm phán cũng cần nghiên cứu các phương diện về ngoại hình, cử chỉ, tâm lý đàm phán thoải mái, tình cảm đối đãi đối tác đàm phán nhiệt tình. Lần đầu gặp mặt, sự nhiệt tình và chân thành của đối phương có thể dễ dàng rút ngắn khoảng cách tâm lý đôi bên, vì vậy cần thiết phải sắp xếp hoàn cảnh đàm phán cởi mở, nhiệt thành. Nếu như đối phương không cười không nói sẽ tạo ra khoảng cách giữa đôi bên, thêm vào đó là ngôn ngữ đàm phán thiếu văn hoá sẽ ảnh hưởng đến không khí đàm phán.
Để thiết lập một không khí đàm phán ngoài hai yếu tố nêu trên, đầu tiên phải có thái độ đàm phán thân thiện, đối đãi nhiệt tình. Một mặt chủ động bắt tay đối phương, quan tâm hỏi han sức khoẻ, đồng thời nhiệt tình đối đã, rót trà mời khách, đây là nền tảng cơ bản trong quan hệ hai bên đối tác.
Lựa chọn phương thức hàn huyên tâm sự, trò chuyện trước khi đàm phán, cử chỉ tự nhiên, thoải mái sẽ phát huy rất nhiều trong cuộc đàm phán, mặt khác áp lực và căng thẳng sẽ gây ra sai lầm cho người đàm phán. Trong khi đối thoại có thể tự do lựa chọn chủ đề đàm phán, có thể bày tỏ cảm nghĩ về các sự vật trong hoàn cảnh đàm phán, ví như đưa ra những cách nhìn nhận về cách sắp xếp bài trí trong văn phòng của đối phương và nhận xét về bức vẽ trên tường hay thăm hỏi tình hình đối tác, đồng thời đưa ra những lời khen về những thành tích và danh hiệu của đối phương v.v…..tuy nhiên không nên bắt đầu nói tới những vấn đề thuộc về bản chất, điều này dễ gây ra không khí căng thẳng.
b, Biết lắng nghe tiếng nói của đối phương. Trong giao tiếp, để thiết lập được sợi dây liên kết giữa đôi bên thì nên tạo cơ hội để đối phương đưa ra ý kiến của mình, lắng nghe tiếng nói và tìm hiểu những suy nghĩ của họ, không nên nêu ra những ý kiến khác thường, hay thậm chí quá nhấn mạnh quan điểm của mình, điều này sẽ không đạt được mục đích giao tiếp. Vì vậy, trong quá trình đàm phán, để đối phương nói lên suy nghĩ của mình, lắng nghe suy nghĩ của họ thì mới có được sợi dây liên kết đàm phán tốt nhất và không ảnh hưởng tới không khí hợp tác hoà thuận giữa đôi bên. Mặt khác, trong khi nghe không nên cắt ngang hay nói leo, đây bị coi là hành vi mất lịch sự rất dễ gây ra hiểu lầm.
c, Chú trọng xoay quanh chủ đề chính. Khi đàm phán chú trọng triển khai đề tài chính, tránh lạc đề hay bỏ quên nụ cười tạo cảm giác thân thiện. Chắt lọc nội dung đàm phán chủ yếu, hay nhắc nhở đối phương không quá đi lạc đề. Mau chóng kí kết thoả thuận với đối tác, tránh không khí đàm phán nặng nề, căng thẳng kéo dài .
4, Hình thức đàm phán không giống nhau, vì nội dung, mục đích, đối tác đàm phán không giống nhau cũng như không khí đàm phán. Ví dụ như không khí đàm phán đôi bên có lợi hay không khí đàm phán nảy sinh mâu thuẫn là không giống nhau. Ngoài ra, khi đối tác là người lớn tuổi, cần có thái độ tôn trọng đối phương, không khí đàm phán phải trang trọng, lịch sự, đàm phán với những người trẻ thì thoải mái và tự do hơn. Mặt khác, không khí đàm phán với đối tác là nam và nữ cũng có sự khác biệt tương đối lớn. Người đàm phán nên căn cứ vào những tình huống khác nhau để ứng biến sao cho linh hoạt, nhằm đạt được mục đích điều tiết không khí đàm phán cuối cùng.
Giai đoạn đàm phán khác nhau thì không khí đàm phán cũng khác nhau. Thông thường, giai đoạn đàm phán ban đầu lấy sự hoà hợp, nhiệt tình làm trọng. Không khí đàm phán nghiêm túc, chân thành, thậm chí có một chút căng thẳng. Khi đạt được thoả thuận chung, không khí sẽ trở nên nhẹ nhàng, dễ chịu hơn.
