Bạn sẽ có cơ hội để trở thành một lãnh đạo, người cố vấn, nhà sư phạm tốt hơn và một người truyền thông tinh tế hơn nếu bạn biết cách sử dụng sức mạnh của hình ảnh và đồ họa. Con người sở hữu những hệ thống tư duy riêng để xử lý các tư liệu bằng âm thanh và hình ảnh. Khả năng học và hiểu của bạn sẽ tăng thêm nếu bạn biết cách khai thác sức mạnh của cả hai điều này. Khi lựa chọn và chuẩn bị bài trình chiếu, chúng ta cần chú ý đến những nguyên tắc chung sau:
Rõ ràng
Bài thuyết trình có thể hiểu được trong thời gian ngắn hay không?
● Theo kinh nghiệm chung, không nên ghi quá 6 dòng và mỗi dòng chỉ gồm 6 từ trở lại.
● Nếu bài trình chiếu là sự kết hợp giữa văn bản và hình ảnh, hãy giữ 60 tới 70 phần trăm không gian trống trên mỗi trang trình chiếu.
● Kích thước phông chữ cũng rất quan trọng. Phông chữ quá nhỏ và không thể đọc được sẽ gây ra sự sao lãng và khiến người xem buồn chán. Kích thước phông nhất thiết không được nhỏ hơn 24, nếu lớn hơn thì càng tốt.
● Một kinh nghiệm khác là chúng ta phải tăng thêm độ cao của màn chiếu hoặc bảng kẹp giấy (flip chart) khi khán giả ngồi xa hơn, tăng thêm 1 inch (2,54 cm) chiều cao với mỗi khoảng cách 12 feet (1 foot = 30,48 cm).
● Sử dụng các kí tự viết hoa và viết thường đúng cách. Tránh viết in hoa kí tự đầu tiên của tất cả các từ trong văn bản. Toàn bộ văn bản viết in hoa sẽ rất khó đọc. Các từ viết thường đọc nhanh và dễ hơn. Chín mươi lăm phần trăm tất cả các nội dung phải viết bằng chữ thường.
Thích hợp
Hình ảnh trong bài thuyết trình có hỗ trợ và phản ánh những điểm bạn muốn trình bày không?
Nhớ rằng, các hình minh họa giúp hỗ trợ cho bài thuyết trình nhưng nó cũng có thể xung khắc hoặc mâu thuẫn với những thông điệp bạn viết. Đừng tạo nên sự xung khắc bằng việc sử dụng những hình ảnh không liên quan và gây sao lãng. Dù cho các hình ảnh có vui nhộn và mang tính giải trí đi nữa, chúng ta cũng không nên dùng trừ khi nó minh họa cho một ý nào đó mà bạn muốn trình bày.
Bắt mắt
Bài trình diễn có thỏa các tiêu chí về mặt thẩm mỹ chưa?
● Các đường kẻ, đường viền, các khung và các hình dạng làm tăng sự chú ý cho bài trình chiếu cũng như làm cho nó trở nên thú vị và bắt mắt hơn.
● Thử nghiệm nhiều phông chữ để tìm ra kiểu phông phù hợp nhất cho bài trình chiếu.
● Không nên lạm dụng quá nhiều định dạng khác nhau trong một bài trình chiếu. Quá nhiều loại định dạng có thể làm sao lãng, nhầm lẫn và thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp.
● Ấn tượng của khán giả về bài trình chiếu được hình thành ngay từ cái nhìn đâu tiên, cho nên cần sử dụng những hình ảnh nghệ thuật có chọn lọc để tăng cường sự tiếp nhận nơi khán giả. Phải bảo đảm rằng hình ảnh dùng để minh họa sẽ tạo ra những tác động mong muốn từ khán giả.
● Trang trình chiếu nên được bố trí nằm ngang hơn là nằm dọc, vì mắt sẽ nhìn bài trình chiếu tự nhiên hơn, thoải mái hơn và dễ dàng nhìn theo chiều ngang hơn là theo chiều dọc. Tương tự, nhiều diễn giả chuyên nghiệp nghĩ rằng màn chiếu, bảng kẹp giấy (flip chart), vv… nên đặt ở phía bên phải so với loa, dựa theo phối cảnh của khán giả. Điều này ccho phép khán giả tập trung vào loa trước, sau đó “đọc từ trái sang phải.”
Chất lượng
Bài trình chiếu nhìn có chuyên nghiệp không?
Sử dụng tất cả những công cụ bổ trợ chuyên nghiệp có thể. Tham khảo ý kiến của một người khác trước khi sử dụng chúng. Nhớ rằng, hình ảnh của chúng ta phản ảnh trên màn chiếu, và những lỗi đơn giản như sai chính tả có thể làm hỏng hình ảnh chuyên nghiệp của chúng ta.
Dễ nhớ
Những hình ảnh minh họa được chọn lựa tốt có một ảnh hưởng quan trọng đến việc ghi nhớ nội dung bài thuyết trình. Điều này liên hệ tới một thực tế là chúng ta nghĩ về hình ảnh nhiều hơn từ ngữ. Nhiều công trình nghiên cứu chỉ ra rằng việc sử dụng màu sắc sẽ tăng cường trí nhớ và ảnh hưởng.
Dễ nhìn
Mọi người có thể nhìn thấy không?
● Bài trình chiếu phải đủ lớn để khán giả có thể nhìn thấy. Phải đảm bảo kể cả người xa nhất cũng có thể nhìn thấy.
● Bảo đảm kích thước phông chữ sao cho dễ đọc. Như đã trình bày ở trên, kích thước phông nhỏ nhất là 24, sử dụng phông lớn thì tốt hơn.
● Nếu thuyết trình bằng máy chiếu thì đặt màn chiếu ở vị trí mà mọi người trong phòng đều có thể nhìn thấy mà không phải xoay người hoặc ở một tư thế không thoải mái. Những vị trí góc phòng thường được chọn, vì nó thỏa những tiêu chí này.
● Kiểm tra ánh sáng. Nếu có thể, hãy giảm độ sáng để tránh ánh sáng chiếu thẳng lên màn chiếu. Tuy nhiên, không để phòng trở nên quá tối vì sẽ làm cho khán giả không thể đọc hoặc viết được. Một căn phòng tối có thể làm giảm sự tham gia đóng góp và mức độ nhiệt trình trong nhóm.
Nền
Sự phối màu có làm tăng sự bắt mắt không?
● Tốt nhất, nên dùng nền màu sáng, rõ ràng và gam màu tối cho văn bản khi trình chiếu ở phòng quá sáng, hoặc mở nhiều đèn sáng hoặc máy chiếu có cường độ sáng thấp.
● Màu nền vừa và màu chữ tối (đổ bóng văn bản để tăng độ tương phản) cũng có thể dùng được cho phòng nhiều ánh sáng và có ít khán giảm, nó có thể làm tăng sự chú ý.
● Nền tối và màu chữ sáng được sử dụng trong phòng tối với một lượng lớn khán giả. Bài trình chiếu tạo ra từ máy tính thường có một số hạn chế. Trong điều kiện này, đòi hỏi sử dụng các thiết bị chất lượng cao và không thích hợp với những màn chiếu nhỏ và các tấm nền LCD thông thường.
Bài gốc từ liên kết: Đắc Nhân Tâm
Rõ ràng
Bài thuyết trình có thể hiểu được trong thời gian ngắn hay không?
● Theo kinh nghiệm chung, không nên ghi quá 6 dòng và mỗi dòng chỉ gồm 6 từ trở lại.
● Nếu bài trình chiếu là sự kết hợp giữa văn bản và hình ảnh, hãy giữ 60 tới 70 phần trăm không gian trống trên mỗi trang trình chiếu.
● Kích thước phông chữ cũng rất quan trọng. Phông chữ quá nhỏ và không thể đọc được sẽ gây ra sự sao lãng và khiến người xem buồn chán. Kích thước phông nhất thiết không được nhỏ hơn 24, nếu lớn hơn thì càng tốt.
● Một kinh nghiệm khác là chúng ta phải tăng thêm độ cao của màn chiếu hoặc bảng kẹp giấy (flip chart) khi khán giả ngồi xa hơn, tăng thêm 1 inch (2,54 cm) chiều cao với mỗi khoảng cách 12 feet (1 foot = 30,48 cm).
● Sử dụng các kí tự viết hoa và viết thường đúng cách. Tránh viết in hoa kí tự đầu tiên của tất cả các từ trong văn bản. Toàn bộ văn bản viết in hoa sẽ rất khó đọc. Các từ viết thường đọc nhanh và dễ hơn. Chín mươi lăm phần trăm tất cả các nội dung phải viết bằng chữ thường.
Thích hợp
Hình ảnh trong bài thuyết trình có hỗ trợ và phản ánh những điểm bạn muốn trình bày không?
Nhớ rằng, các hình minh họa giúp hỗ trợ cho bài thuyết trình nhưng nó cũng có thể xung khắc hoặc mâu thuẫn với những thông điệp bạn viết. Đừng tạo nên sự xung khắc bằng việc sử dụng những hình ảnh không liên quan và gây sao lãng. Dù cho các hình ảnh có vui nhộn và mang tính giải trí đi nữa, chúng ta cũng không nên dùng trừ khi nó minh họa cho một ý nào đó mà bạn muốn trình bày.
Bắt mắt
Bài trình diễn có thỏa các tiêu chí về mặt thẩm mỹ chưa?
● Các đường kẻ, đường viền, các khung và các hình dạng làm tăng sự chú ý cho bài trình chiếu cũng như làm cho nó trở nên thú vị và bắt mắt hơn.
● Thử nghiệm nhiều phông chữ để tìm ra kiểu phông phù hợp nhất cho bài trình chiếu.
● Không nên lạm dụng quá nhiều định dạng khác nhau trong một bài trình chiếu. Quá nhiều loại định dạng có thể làm sao lãng, nhầm lẫn và thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp.
● Ấn tượng của khán giả về bài trình chiếu được hình thành ngay từ cái nhìn đâu tiên, cho nên cần sử dụng những hình ảnh nghệ thuật có chọn lọc để tăng cường sự tiếp nhận nơi khán giả. Phải bảo đảm rằng hình ảnh dùng để minh họa sẽ tạo ra những tác động mong muốn từ khán giả.
● Trang trình chiếu nên được bố trí nằm ngang hơn là nằm dọc, vì mắt sẽ nhìn bài trình chiếu tự nhiên hơn, thoải mái hơn và dễ dàng nhìn theo chiều ngang hơn là theo chiều dọc. Tương tự, nhiều diễn giả chuyên nghiệp nghĩ rằng màn chiếu, bảng kẹp giấy (flip chart), vv… nên đặt ở phía bên phải so với loa, dựa theo phối cảnh của khán giả. Điều này ccho phép khán giả tập trung vào loa trước, sau đó “đọc từ trái sang phải.”
Chất lượng
Bài trình chiếu nhìn có chuyên nghiệp không?
Sử dụng tất cả những công cụ bổ trợ chuyên nghiệp có thể. Tham khảo ý kiến của một người khác trước khi sử dụng chúng. Nhớ rằng, hình ảnh của chúng ta phản ảnh trên màn chiếu, và những lỗi đơn giản như sai chính tả có thể làm hỏng hình ảnh chuyên nghiệp của chúng ta.
Dễ nhớ
Những hình ảnh minh họa được chọn lựa tốt có một ảnh hưởng quan trọng đến việc ghi nhớ nội dung bài thuyết trình. Điều này liên hệ tới một thực tế là chúng ta nghĩ về hình ảnh nhiều hơn từ ngữ. Nhiều công trình nghiên cứu chỉ ra rằng việc sử dụng màu sắc sẽ tăng cường trí nhớ và ảnh hưởng.
Dễ nhìn
Mọi người có thể nhìn thấy không?
● Bài trình chiếu phải đủ lớn để khán giả có thể nhìn thấy. Phải đảm bảo kể cả người xa nhất cũng có thể nhìn thấy.
● Bảo đảm kích thước phông chữ sao cho dễ đọc. Như đã trình bày ở trên, kích thước phông nhỏ nhất là 24, sử dụng phông lớn thì tốt hơn.
● Nếu thuyết trình bằng máy chiếu thì đặt màn chiếu ở vị trí mà mọi người trong phòng đều có thể nhìn thấy mà không phải xoay người hoặc ở một tư thế không thoải mái. Những vị trí góc phòng thường được chọn, vì nó thỏa những tiêu chí này.
● Kiểm tra ánh sáng. Nếu có thể, hãy giảm độ sáng để tránh ánh sáng chiếu thẳng lên màn chiếu. Tuy nhiên, không để phòng trở nên quá tối vì sẽ làm cho khán giả không thể đọc hoặc viết được. Một căn phòng tối có thể làm giảm sự tham gia đóng góp và mức độ nhiệt trình trong nhóm.
Nền
Sự phối màu có làm tăng sự bắt mắt không?
● Tốt nhất, nên dùng nền màu sáng, rõ ràng và gam màu tối cho văn bản khi trình chiếu ở phòng quá sáng, hoặc mở nhiều đèn sáng hoặc máy chiếu có cường độ sáng thấp.
● Màu nền vừa và màu chữ tối (đổ bóng văn bản để tăng độ tương phản) cũng có thể dùng được cho phòng nhiều ánh sáng và có ít khán giảm, nó có thể làm tăng sự chú ý.
● Nền tối và màu chữ sáng được sử dụng trong phòng tối với một lượng lớn khán giả. Bài trình chiếu tạo ra từ máy tính thường có một số hạn chế. Trong điều kiện này, đòi hỏi sử dụng các thiết bị chất lượng cao và không thích hợp với những màn chiếu nhỏ và các tấm nền LCD thông thường.
Bài gốc từ liên kết: Đắc Nhân Tâm
