Đàm phán là một phần của cuộc sống hằng ngày nhưng trong kinh doanh nó lại có vai trò cực kỳ quan trọng đối với thành công của bạn. Đàm phán không khéo, công ty có thể mất đi khách hàng.
Trong khi những người đàm phán đôi khi lại coi phương pháp của họ giống như là “cuộc chơi đàm phán”, thì nó thực sự là một từ sai cho tiến trình mà trong đó số tiền đặt cược bỏ ra là cực kỳ lớn. Hãy kiểm tra nhận thức cá nhân và mở rộng suy nghĩ ở mọi thời điểm. Dưới đây là đôi điều cần biết về đàm phán.
Chuẩn bị là chìa khóa
Hiểu đối tác mà bạn đang đàm phán để có thể nắm bắt được điểm mạnh của bạn và điểm yếu của họ. Nếu đối phương có kinh nghiệm thì điều đó có nghĩa là anh ta cũng có một lịch sử đầy những thông tin hữu ích. Nếu có thể, hãy tìm cách tiếp cận các mối quan hệ kinh doanh trước đó, người đã từng đàm phán với người này. Nhiều người đàm phán luôn biết học hỏi từ người khác và sử dụng lợi thế của mình.
Nếu bạn là người mua, hãy chắc chắn bạn hiểu kỹ lưỡng về sản phẩm và dịch vụ nằm trong mục tiêu đàm phán. Nếu đối phương cảm thấy bạn có điểm yếu trong những chi tiết vấn đề, bạn có thể là mục tiêu để họ tấn công hoặc khiến cho bạn lo lắng, bối rối. Tâm lý đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong khả năng để khiến đối phương thiếu sự chuẩn bị và để biết trước được hành động tiếp theo của họ.
Hầu hết những người đàm phán có mục tiêu giá đặt sẵn trước khi bắt đầu. Nó được tính toán dựa trên những mong muốn thực sự được cân nhắc trong tất cả các mặt. Chúng có thể bao gồm giới hạn ngân sách, hướng dẫn từ người quản lý, nhấn mạnh mục tiêu kinh doanh và vô số yếu tố bên ngoài khác. Trong suốt thời gian đàm phán, mục tiêu có thể thay đổi dựa trên những thay đổi về cơ hội và những hành đồng bất ngờ khác của đối phương. Trong khi mục tiêu ban đầu của bạn nên thực tế thì nó cũng không nên hạn chế yêu cầu và đòi hỏi của bạn.
Trước khi bắt đầu đàm phán, đảm bảo rằng bên kia đầy đủ quyền để thực hiện các cam kết ràng buộc.
Có chiến lược
Có những điều cơ bản áp dụng cho mọi cuộc đàm phán. Yêu cầu đầu tiên thường là quan trọng nhất và là tiêu chuẩn cho các đề xuất khác. Bạn sẽ chẳng bao giờ có được điều mà bạn không đòi hỏi, vì thế yêu cầu đưa ra đầu tiên của bạn phải mạnh mẽ và quyết liệt. Mức giá yêu cầu khi nào cũng phải có sự dao động. Bạn muốn có được tất cả những điều mình hi vọng thì hãy bắt đầu mức giá thấp hơn mong đợi của người bán. Đừng lo lắng đối phương khó chịu miễn là đề nghị của bạn không quá đáng, rồi tiếp tục đàm phán để có được con số tốt nhất.
Đối với người mua, không nên phơi bày ngân sách hoặc giới hạn khác trong vị trí đàm phán. Âm mưu của người bán hàng là tân trang lại các chi tiết kỹ thuật sản phẩm, và các thông số khác để bán những sản phẩm kém chất lượng hơn nhằm phù hợp với ngân sách của bạn. Và bạn thì lại cần những sản phẩm tốt nhất với khả năng chi tiền ít hơn kế hoạch đề ra.
Luôn luôn có cái gì đó để cho đi mà không gây ảnh hưởng đến vị trí đàm phán của bạn. Nếu bạn đang đề nghị một mức giá cho người mua, hãy cân nhắc lồng vào bẫy để đối phương khó phán đoán. Chẳng hạn, nếu bạn đàm phán một dự án thì hãy cân nhắc chúng bao gồm 9 yếu tố không quan trọng đối với thành công của dự án. Bạn cũng nên gồm những thành phần phụ có thể cần hoặc không cần khi kết thúc dự án. Nếu người mua đưa ra những chiêu bài để giảm chi phí tổng thể, bạn không mất gì nhưng nó có thể giúp những người mua đạt được mục tiêu giá của họ. Việc làm sao lãng này khiến đối phương chệch hướng. Sử dụng chiến lược này phải được xem trong bối cảnh và xem xét những gì nhà thầu khác có thể đang thực hiện. Nếu bạn biết rằng cách duy nhất để giành được giá là cung cấp một chi phí cốt yếu thì khi đó chiến lược này không thích hợp.
Bạn nên quan sát hành động của cơ thể, lời nói và phản ứng của đối tác đối với những điều bạn nói. Chuẩn bị tạm dừng hoặc hủy đàm phán nếu bạn cảm thấy mọi điều đang vượt quá tầm kiểm soát của mình hoặc đối phương dường như gần nắm chắc phần thắng. Hãy chỉ ra sự miễn cưỡng của bạn nếu tiếp tục dưới những điều kiện trên và làm cho đối phương phân vân là không biết bạn có trở lại “cuộc đấu” hay không.
Từ quan điểm hợp đồng, một đề nghị sẽ từ bỏ tất cả những yêu cầu trước đó. Một khi đề nghị được đưa ra, bạn luôn hi vọng một sự chấp nhận hoặc từ chối hoặc là một đề nghị khác để giúp cho đàm phán kéo dài. Nếu yêu cầu của bạn bị từ chối và bạn bị đưa ra một đề nghị mới, thì đừng bị sa vào bẫy. Đó sẽ tương đương với đàm phán của bạn và bạn không bao giờ nên làm điều này. Đề nghị cuối cùng là ở bạn và luôn luôn nhấn mạnh nó để ép đối phương phải di chuyển vị trí của họ trước khi bạn đưa ra lời đề nghị khác.
Tìm đòn bẩy
Để khai thác thêm những điểm yếu của đối phương, hãy tập trung vào việc tối đa hóa lợi thế điểm mạnh của bạn. Nếu bạn chỉ là nguồn có giá trị cho một sản phẩm cụ thể thì bạn có đòn bẩy rất lớn thông qua hội đồng quản trị. Nếu điều kiện kinh tế đã tạo ra một thị trường mà sản phẩm bạn đang bán hàng có nhu cầu lớn và cung thấp thì điều đó cho bạn sức mạnh mặc cả giá. Nếu bạn là người mua trong một nền kinh tế ảm đạm thì bạn thường có lợi thế của nguồn cung cấp quá nhiều và nhu cầu thấp hơn. Tình hình nhà ở hiện nay là một ví dụ điển hình của những gì sẽ xảy ra khi cung cao hơn cầu và giá cả thị trường lại giảm đi đột ngột.
Thiết lập một nền tảng vững mạnh sớm trong quá trình đàm phán bằng cách chứng minh hiểu biết và chuyên môn của bạn trong vấn đề đàm phán. Điều này có thể ép đối phương và đặt họ vào vòng luẩn quẩn trước khi họ có cơ hội thiết lập uy tín riêng của mình.
Đề nghị
Nó phải bao gồm tất cả các yếu tố của sự thỏa thuận và thông thường sẽ bao gồm cơ sở cho một hợp đồng mà nghi thức hóa thỏa thuận đó. Nếu bạn thực hiện một giao dịch mà không có tất cả các chi tiết cụ thể, bạn có thể nhận thấy sau đó rằng sẽ không có một cuộc họp thiện chí với đối phương. Điều cơ bản cho một bản hợp đồng nên bao gồm: giá đề nghị (trong mệnh giá thích hợp), báo cáo công việc (cơ hội), sự nhận dạng và số lượng hàng hóa hoặc dịch vụ, lịch phân phối, sự khích lệ hiệu suất ưu đãi (nếu có), chuyển phát bảo đảm (nếu có), điều khoản và điều kiện, và bất kỳ tài liệu khác…
Đàm phán cho một trong những yếu tố khác - như một mức giá thấp hơn cho một lịch trình thoải mái hơn - là một chiến thuật phổ biến. Những mẹo đàm phán bạn cần giữ cho đến khi cần để kết thúc sự thỏa thuận và có được giá bạn mong muốn. Trong khi tập trung chính của bạn thường về giá cả, thì bạn nên luôn luôn giữ tất cả các thành phần khác của thỏa thuận này. Không được gây áp lực trong việc chấp nhận bản hợp đồng khi miêu tả như “tiêu chuẩn trong ngành” hoặc cái gì đó như “chúng tôi luôn luôn sử dụng”.
Để tránh gây hiểu lầm, các yêu cầu nên được trình bày bằng bản viết gồm các yếu tố của sự thỏa thuận. Đó là ý tưởng tốt để lưu giữ những chú ý quan trọng cho cả hai bên.
Cách giải quyết win – win
Thông qua cuộc đàm phán, hãy cố gắng nhận ra cái mà bạn tin tưởng để có được kết quả có thể chấp nhận cho đối tác. Nó có thể là một sự kết nối của những điều khác mà không quá mắc về giá cả. Chẳng hạn, ngày phân phối là điều kiện quan trọng nhất đối với đối tác, trong khi chất lượng sản phẩm quan trọng đối với bạn.
Hiểu được ưu tiên của đối tác quan trọng như là hiểu bản thân bạn, vì thế, hãy chỉ ra bạn sẽ làm gì nếu bạn ở địa vị của đối phương. Khi xây dựng yêu cầu, hãy cố gắng làm cho đối phương hài lòng nếu như chúng không quá ảnh hưởng nhiều đến vị trí của bạn. Hãy sẵn sàng từ bỏ những điều nhỏ để đổi lấy những thứ lớn.
Kết thúc đàm phán
Đàm phán thành công yêu cầu thời gian, sự sáng tạo và khả năng đoán trước được bước đi của đối tác. Đàm phán cũng như một ván cờ mà trong đó mỗi bên cần phải cẩn trọng trong từng bước đi của mình. Thông thường, bước di chuyển của bạn cần phải chậm hơn và hi vọng những điều tương tự từ đối tác.
Bạn cũng cần phải luôn luôn có chiến lược riêng để sẵn sàng loại bỏ những điều khoản khác biệt không như ý muốn. Và cũng không thể tránh khỏi khi đối phương kết thúc thỏa thuận song dường như không thể dẫn đến một con số cuối cùng. Nhưng tất cả những cuộc giao dịch đều dẫn đến kết quả cuối cùng là cái bắt tay thân thiện.
Trong khi những người đàm phán đôi khi lại coi phương pháp của họ giống như là “cuộc chơi đàm phán”, thì nó thực sự là một từ sai cho tiến trình mà trong đó số tiền đặt cược bỏ ra là cực kỳ lớn. Hãy kiểm tra nhận thức cá nhân và mở rộng suy nghĩ ở mọi thời điểm. Dưới đây là đôi điều cần biết về đàm phán.
Chuẩn bị là chìa khóa
Hiểu đối tác mà bạn đang đàm phán để có thể nắm bắt được điểm mạnh của bạn và điểm yếu của họ. Nếu đối phương có kinh nghiệm thì điều đó có nghĩa là anh ta cũng có một lịch sử đầy những thông tin hữu ích. Nếu có thể, hãy tìm cách tiếp cận các mối quan hệ kinh doanh trước đó, người đã từng đàm phán với người này. Nhiều người đàm phán luôn biết học hỏi từ người khác và sử dụng lợi thế của mình.
Nếu bạn là người mua, hãy chắc chắn bạn hiểu kỹ lưỡng về sản phẩm và dịch vụ nằm trong mục tiêu đàm phán. Nếu đối phương cảm thấy bạn có điểm yếu trong những chi tiết vấn đề, bạn có thể là mục tiêu để họ tấn công hoặc khiến cho bạn lo lắng, bối rối. Tâm lý đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong khả năng để khiến đối phương thiếu sự chuẩn bị và để biết trước được hành động tiếp theo của họ.
Hầu hết những người đàm phán có mục tiêu giá đặt sẵn trước khi bắt đầu. Nó được tính toán dựa trên những mong muốn thực sự được cân nhắc trong tất cả các mặt. Chúng có thể bao gồm giới hạn ngân sách, hướng dẫn từ người quản lý, nhấn mạnh mục tiêu kinh doanh và vô số yếu tố bên ngoài khác. Trong suốt thời gian đàm phán, mục tiêu có thể thay đổi dựa trên những thay đổi về cơ hội và những hành đồng bất ngờ khác của đối phương. Trong khi mục tiêu ban đầu của bạn nên thực tế thì nó cũng không nên hạn chế yêu cầu và đòi hỏi của bạn.
Trước khi bắt đầu đàm phán, đảm bảo rằng bên kia đầy đủ quyền để thực hiện các cam kết ràng buộc.
Có chiến lược
Có những điều cơ bản áp dụng cho mọi cuộc đàm phán. Yêu cầu đầu tiên thường là quan trọng nhất và là tiêu chuẩn cho các đề xuất khác. Bạn sẽ chẳng bao giờ có được điều mà bạn không đòi hỏi, vì thế yêu cầu đưa ra đầu tiên của bạn phải mạnh mẽ và quyết liệt. Mức giá yêu cầu khi nào cũng phải có sự dao động. Bạn muốn có được tất cả những điều mình hi vọng thì hãy bắt đầu mức giá thấp hơn mong đợi của người bán. Đừng lo lắng đối phương khó chịu miễn là đề nghị của bạn không quá đáng, rồi tiếp tục đàm phán để có được con số tốt nhất.
Đối với người mua, không nên phơi bày ngân sách hoặc giới hạn khác trong vị trí đàm phán. Âm mưu của người bán hàng là tân trang lại các chi tiết kỹ thuật sản phẩm, và các thông số khác để bán những sản phẩm kém chất lượng hơn nhằm phù hợp với ngân sách của bạn. Và bạn thì lại cần những sản phẩm tốt nhất với khả năng chi tiền ít hơn kế hoạch đề ra.
Luôn luôn có cái gì đó để cho đi mà không gây ảnh hưởng đến vị trí đàm phán của bạn. Nếu bạn đang đề nghị một mức giá cho người mua, hãy cân nhắc lồng vào bẫy để đối phương khó phán đoán. Chẳng hạn, nếu bạn đàm phán một dự án thì hãy cân nhắc chúng bao gồm 9 yếu tố không quan trọng đối với thành công của dự án. Bạn cũng nên gồm những thành phần phụ có thể cần hoặc không cần khi kết thúc dự án. Nếu người mua đưa ra những chiêu bài để giảm chi phí tổng thể, bạn không mất gì nhưng nó có thể giúp những người mua đạt được mục tiêu giá của họ. Việc làm sao lãng này khiến đối phương chệch hướng. Sử dụng chiến lược này phải được xem trong bối cảnh và xem xét những gì nhà thầu khác có thể đang thực hiện. Nếu bạn biết rằng cách duy nhất để giành được giá là cung cấp một chi phí cốt yếu thì khi đó chiến lược này không thích hợp.
Bạn nên quan sát hành động của cơ thể, lời nói và phản ứng của đối tác đối với những điều bạn nói. Chuẩn bị tạm dừng hoặc hủy đàm phán nếu bạn cảm thấy mọi điều đang vượt quá tầm kiểm soát của mình hoặc đối phương dường như gần nắm chắc phần thắng. Hãy chỉ ra sự miễn cưỡng của bạn nếu tiếp tục dưới những điều kiện trên và làm cho đối phương phân vân là không biết bạn có trở lại “cuộc đấu” hay không.
Từ quan điểm hợp đồng, một đề nghị sẽ từ bỏ tất cả những yêu cầu trước đó. Một khi đề nghị được đưa ra, bạn luôn hi vọng một sự chấp nhận hoặc từ chối hoặc là một đề nghị khác để giúp cho đàm phán kéo dài. Nếu yêu cầu của bạn bị từ chối và bạn bị đưa ra một đề nghị mới, thì đừng bị sa vào bẫy. Đó sẽ tương đương với đàm phán của bạn và bạn không bao giờ nên làm điều này. Đề nghị cuối cùng là ở bạn và luôn luôn nhấn mạnh nó để ép đối phương phải di chuyển vị trí của họ trước khi bạn đưa ra lời đề nghị khác.
Tìm đòn bẩy
Để khai thác thêm những điểm yếu của đối phương, hãy tập trung vào việc tối đa hóa lợi thế điểm mạnh của bạn. Nếu bạn chỉ là nguồn có giá trị cho một sản phẩm cụ thể thì bạn có đòn bẩy rất lớn thông qua hội đồng quản trị. Nếu điều kiện kinh tế đã tạo ra một thị trường mà sản phẩm bạn đang bán hàng có nhu cầu lớn và cung thấp thì điều đó cho bạn sức mạnh mặc cả giá. Nếu bạn là người mua trong một nền kinh tế ảm đạm thì bạn thường có lợi thế của nguồn cung cấp quá nhiều và nhu cầu thấp hơn. Tình hình nhà ở hiện nay là một ví dụ điển hình của những gì sẽ xảy ra khi cung cao hơn cầu và giá cả thị trường lại giảm đi đột ngột.
Thiết lập một nền tảng vững mạnh sớm trong quá trình đàm phán bằng cách chứng minh hiểu biết và chuyên môn của bạn trong vấn đề đàm phán. Điều này có thể ép đối phương và đặt họ vào vòng luẩn quẩn trước khi họ có cơ hội thiết lập uy tín riêng của mình.
Đề nghị
Nó phải bao gồm tất cả các yếu tố của sự thỏa thuận và thông thường sẽ bao gồm cơ sở cho một hợp đồng mà nghi thức hóa thỏa thuận đó. Nếu bạn thực hiện một giao dịch mà không có tất cả các chi tiết cụ thể, bạn có thể nhận thấy sau đó rằng sẽ không có một cuộc họp thiện chí với đối phương. Điều cơ bản cho một bản hợp đồng nên bao gồm: giá đề nghị (trong mệnh giá thích hợp), báo cáo công việc (cơ hội), sự nhận dạng và số lượng hàng hóa hoặc dịch vụ, lịch phân phối, sự khích lệ hiệu suất ưu đãi (nếu có), chuyển phát bảo đảm (nếu có), điều khoản và điều kiện, và bất kỳ tài liệu khác…
Đàm phán cho một trong những yếu tố khác - như một mức giá thấp hơn cho một lịch trình thoải mái hơn - là một chiến thuật phổ biến. Những mẹo đàm phán bạn cần giữ cho đến khi cần để kết thúc sự thỏa thuận và có được giá bạn mong muốn. Trong khi tập trung chính của bạn thường về giá cả, thì bạn nên luôn luôn giữ tất cả các thành phần khác của thỏa thuận này. Không được gây áp lực trong việc chấp nhận bản hợp đồng khi miêu tả như “tiêu chuẩn trong ngành” hoặc cái gì đó như “chúng tôi luôn luôn sử dụng”.
Để tránh gây hiểu lầm, các yêu cầu nên được trình bày bằng bản viết gồm các yếu tố của sự thỏa thuận. Đó là ý tưởng tốt để lưu giữ những chú ý quan trọng cho cả hai bên.
Cách giải quyết win – win
Thông qua cuộc đàm phán, hãy cố gắng nhận ra cái mà bạn tin tưởng để có được kết quả có thể chấp nhận cho đối tác. Nó có thể là một sự kết nối của những điều khác mà không quá mắc về giá cả. Chẳng hạn, ngày phân phối là điều kiện quan trọng nhất đối với đối tác, trong khi chất lượng sản phẩm quan trọng đối với bạn.
Hiểu được ưu tiên của đối tác quan trọng như là hiểu bản thân bạn, vì thế, hãy chỉ ra bạn sẽ làm gì nếu bạn ở địa vị của đối phương. Khi xây dựng yêu cầu, hãy cố gắng làm cho đối phương hài lòng nếu như chúng không quá ảnh hưởng nhiều đến vị trí của bạn. Hãy sẵn sàng từ bỏ những điều nhỏ để đổi lấy những thứ lớn.
Kết thúc đàm phán
Đàm phán thành công yêu cầu thời gian, sự sáng tạo và khả năng đoán trước được bước đi của đối tác. Đàm phán cũng như một ván cờ mà trong đó mỗi bên cần phải cẩn trọng trong từng bước đi của mình. Thông thường, bước di chuyển của bạn cần phải chậm hơn và hi vọng những điều tương tự từ đối tác.
Bạn cũng cần phải luôn luôn có chiến lược riêng để sẵn sàng loại bỏ những điều khoản khác biệt không như ý muốn. Và cũng không thể tránh khỏi khi đối phương kết thúc thỏa thuận song dường như không thể dẫn đến một con số cuối cùng. Nhưng tất cả những cuộc giao dịch đều dẫn đến kết quả cuối cùng là cái bắt tay thân thiện.
