Ngày nay, khi thư điện tử, tin nhắn và Powerpoint đang thống trị chữ viết thì khả năng viết tay lại chính là “vũ khí” giúp chúng ta tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng.
Một khảo sát về thái độ của nhà tuyển dụng với kỹ năng viết tay của ứng viên cho kết quả:
- Một nửa các công ty cho biết kỹ năng viết tay tốt sẽ giúp ứng viên giành được điểm số cao.
- Đa số công ty nói rằng một bức thư xin việc viết tay kém là nguyên nhân họ không tuyển dụng ứng viên đó.
- Các công ty Mỹ đã phải chi đến 3,1 tỷ đô la hàng năm để nâng cao khả năng viết tay cho công nhân viên.
Một bức thư xin việc viết tay vẫn phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Không viết tắt: Viết tắt trong đơn xin việc khiến nhà tuyển dụng nghĩ rằng bạn cẩu thả và thiếu tôn trọng người đọc, bạn không nghiêm túc với cơ hội xin việc này.
- Màu mực truyền thống: Bạn có thể sử dụng màu xanh hoặc đen. Đừng choe choét với các gam màu nóng, rực rỡ như một lá thư kết bạn.
- Dùng một loại mực và một loại bút: Tất nhiên, không nhất thiết phải lôi kéo sự chú ý của nhà tuyển dụng bằng những cái titre đầu đỏ chói, được gạch chân hay đánh hoa thị. Tốt nhất, bạn nên sử dụng bút máy thay vì bút bi.
- “Vở sạch chữ đẹp”: Lời răn của cô giáo tiểu học cho đến giờ vẫn không thừa đâu. Chả ai đủ kiên nhẫn ngồi “dịch” một lá thư xin việc viết bằng thứ chữ bác sĩ, tẩy xóa lung tung và nhòe mực.
- Không nhất thiết phải theo form chung: Không giống như lá đơn đánh máy, lá đơn viết tay cho bạn nhiều cơ hội sáng tạo và thể hiện mình hơn. Bạn có thể viết theo những gì bạn nghĩ, nhưng cần tuân thủ những quy tắc chung và đừng quá sáng tạo đến lố bịch.
- Giấy trắng A4: Đừng gửi cho nhà tuyển dụng một lá thư viết bằng giấy nền hoa chìm, có hương thơm; cũng đừng làm họ bật cười với một lá thư viết trên trang vở kẻ ô ly của học sinh tiểu học. Giấy trắng, khổ A4 là sự lựa chọn tối ưu.
Đơn xin việc của bạn có thể là mối liên lạc đầu tiên cho công ty. Công ty sẽ căn cứ vào đơn xin việc để quyết định bạn có phải là ứng cử phù hợp cho vị trí họ cần, và họ sẽ mời bạn tới phỏng vấn.
Vì vậy cần phải cẩn thận khi soạn đơn xin việc, bạn phải soạn đơn sao cho các thông tin phải rõ ràng và dễ đọc.
Bạn nên in đơn ra giấy kích cỡ phù hợp. Không nên dùng giấy tập cũ. Cố gắng soạn đơn xin việc một cách chuyên nghiệp bằng cách đánh máy hay bằng máy tính. Bạn nên ghi file vào đĩa mềm. Cách này sẽ giúp bạn năng động hơn khi bạn soạn các đơn xin việc khác.
Có rất nhiều cách viết đơn xin việc. Sau đây là một cách:
Bắt đầu là địa chỉ, số điện thoại liên lạc của bạn, và ngày viết đơn. Tên người bạn gửi đơn luôn phải là người có tên trong quảng cáo tuyển dụng. Nếu không có chi tiết tên người tuyển dụng, bạn cần viết lời chào cho phù hợp.
Nội dung :
* Viết về công việc, bạn đã thấy thông báo tuyển dụng ở đâu và khi nào
* Trình bày bất cứ thông tin nào về công việc bạn làm trước đây. Nếu bạn đã từng làm việc tương tự như việc đang tuyển dụng, hãy chắc chắn bạn trình bày việc này và nhấn mạnh về điều đó để gây chú ý.
* Cuối thư, bạn nên có các thông tin liên lạc của bạn, gồm cả số điện thoại liên lạc, địa chỉ email vv...
* Sau cùng bạn nên giải thích tại sao bạn là ứng cử phù hợp với công việc. Hãy làm cho người đọc có ấn tượng về bạn.
* Ký tên rõ ràng và tên đầy đủ của bạn ở dưới chữ ký nếu bạn gửi thư tay. Các thư được gửi bằng đường điện tử thường không cần ký trừ khi khi phải scan. Sau khi gửi thư điện thử, bạn có thể đồng thời gửi thư tay nếu người tuyển dụng yêu cầu. Nhưng phần lớn họ không yêu cầu điều này.
Luôn ghi nhớ:
* Trước khi viết đơn xin việc, bạn hãy cố gắng tìm hiểu về việc làm đó càng nhiều càng tốt.
* Hãy chuẩn bị những điều bạn sẽ viết trong đơn.
* Hãy viết đi viết lại nhiều lần cho đến khi bạn bằng lòng với nội dung đơn.
* Hãy chắc chắn bạn phải viết đúng ngữ pháp và kiểm tra chính tả vì người ta sẽ tìm ra nếu bạn viết lỗi.
* Soạn đơn bằng cách đánh máy hoặc bằng chương trình soạn thảo trên máy tính, nếu không bạn có thể viết tay thật đẹp. Cách trình bày trong đơn rất quan trọng.
* Hãy dùng loại giấy phù hợp để viết đơn.
* Nếu có thể, bạn gửi kèm với các thư giới thiệu và bằng cấp chứng chỉ liên quan. Giữ tất cả bản gốc. Nhưng đơn xin việc bạn phải gửi bản gốc, không gửi bản copy.
* Hãy thông báo với những người viết thư giới thiệu là bạn đang xin việc và với công ty nào. Người tuyển dụng có thể sẽ liên lạc với họ trước khi quyết định mời bạn phỏng vấn.
* Luôn giữ một bản copy đơn xin việc của bạn.
* Phô tô vài bản lý lịch của bạn để mỗi lần gửi đơn xin việc bạn có thể kèm một bản lý lịch. Nếu có thể, hãy điều chỉnh lại lý lịch cho phù hợp với công việc bạn đang xin.
* Luôn cập nhật lý lịch của bạn.
Mẫu đơn xin việc :
(tên và địa chỉ của bạn)
Ngày....
(Tên và địa chỉ công ty bạn gửi đơn)
Thưa.......
Tôi gửi đơn này xin vào vị trí (tên vị trí) quảng cáo trên báo (trên báo và ngày).
Tôi đã tốt nghiệp đại học với bằng (tên bằng cấp) tại trường (tên trường). Tôi đã học các môn (tên môn học) và đạt kết quả (chi tiết kết quả để thu hút sự chú ý của người tuyển dụng). Hiện nay tôi đang làm (chi tiết việc bạn đang làm) (nếu hiện nay bạn không làm việc, hãy trình bày các công việc trước kia bạn đã làm). Tôi mong muốn tìm một công việc lâu dài và tôi có thể sử dụng các kiến thức tôi mới học.
Tôi xin gửi kèm lý lịch.
Tôi rất tự tin với trình độ học vấn và kinh nghiệm làm việc của mình, tôi có thể thực hiện nhiệm vụ có hiệu quả và tôi có thể sẵn sàng phỏng vấn vào bất cứ lúc nào tiện cho ông/bà. Ông/bà có thể liên lạc với tôi qua (điện thoại liên lạc của bạn và địa chỉ email nếu có).
Kính thư,
***
Một đơn xin việc tốt, gây ấn tượng, lập tức làm cho người đọc bị cuốn hút, tò mò và muốn tiếp xúc với người viết nó. Nhà tuyển dụng không có thời gian đọc một lá đơn dài lê thê.
Họ sẽ thiếu thiện cảm nếu lá đơn trình bày xấu, viết sai chính tả và văn phạm. Lá đơn dù ngắn, song bạn cũng phải chứng minh là mình có hiểu biết về tổ chức, doanh nghiệp mà mình xin việc.
Cuối cùng, bạn phải ghi đúng tên người nhận. Ví dụ: Ông (bà X), Giám đốc nhân sự hoặc Trưởng phòng nhân sự. Tuyệt đối tránh cách viết: Kính gửi Xí nghiệp A, B... Viết như thế, nhiều khả năng đơn của bạn sẽ nằm lại ngăn kéo của bộ phận văn thư, hành chính.
Hình thức và nội dung một lá đơn xin việc thế nào?
Chỉ bao hàm trong một tờ giấy khổ A4. Nếu chữ viết của bạn đẹp, nên viết tay. Đó cũng là cách khoe ưu điểm của mình. Còn nhìn chung nên dùng máy tính, với cỡ chữ 13 hoặc 14.
Về nội dung, đơn xin việc giống như một bài văn, gồm 3 phần: mở, thân và kết.
Mở: Trình bày tại sao bạn lại biết có thông tin tuyển dụng của quý cơ quan. Chứng minh là mình hiểu về cơ quan ấy và trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng của mình phù hợp với yêu cầu tuyển dụng.
Thân: Nói rõ về học vấn, tay nghề và kinh nghiệm của mình, cũng như những lợi ích mà mình có thể đóng góp cho doanh nghiệp.
Kết: Xin được gặp người có trách nhiệm tuyển dụng để được trao đổi thêm hoặc dự phỏng vấn.
Bạn nên nhớ viết ngắn gọn, đủ ý, trình bày đẹp, sạch sẽ. Ngôn ngữ chuẩn xác, sinh động. Địa chỉ người nhận rõ ràng.
***
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc Lập- Tự Do- Hạnh Phúc
…………………….
ĐƠN XIN VIỆC
Tôi được biết quí công ty đang có nhu cầu tuyển dụng nhân viên ở vị trí thông phiên dịch tiếng Nhật kiêm trợ lý Tổng Giám Đốc qua quảng cáo trên báo ABC đăng ngày xx/x/2006. Đây chính là công việc rất phù hợp với khả năng và kinh nghiệm được đúc kết trong quá trình học tập và làm việc từ trước đến nay của tôi.
Thông qua mẫu quảng cáo, tôi được biết vị trí quí công ty đang tuyển dụng đòi hỏi kĩ năng nghe nói đọc viết tiếng Nhật, tiếng Anh tốt, sử dụng vi tính văn phòng thành thạo, cũng như khả năng tự tin trong giao tiếp. Tôi đã tốt nghiệp trường Đại học XX, khoa tiếng Nhật, trong đó các môn tiếng Nhật, tiếng Anh và vi tính văn phòng đã được chú trọng và đầu tư hàng đầu. Ngoài ra, về tiếng Nhật, tôi còn có điều kiện phát triển toàn diện mọi kĩ năng trong thời gian du học ở trường Đại học XX, Nhật Bản, và trong thời gian làm các công việc bán thời gian có sử dụng tiếng Nhật.
Tôi cũng hiểu ngoài những yêu cầu trên, vị trí quí công ty đang tuyển dụng còn đòi hỏi người có tinh thần đoàn kết, hòa đồng với tập thể, cũng như có khả năng làm việc trong môi trường có áp lực cao. Đây chính là những kĩ năng mà tôi đúc kết được qua quá trình học tập, làm việc từ trước đến nay ở Việt Nam cũng như ở Nhật Bản.
Vì những kĩ năng, kinh nghiệm nêu trên, tôi tin rằng tôi có thể đáp ứng được yêu cầu của quí công ty. Tôi cũng xin cam đoan chấp hành nghiêm chỉnh mọi qui định của quí công ty và hoàn thành tốt công việc được phân công.
Mọi liên hệ về lịch phỏng vấn hay thông tin về hồ sơ xin việc này, xin vui lòng liên lạc số điện thoại 0988xxxxxx.
Xin chân thành cám ơn và trân trọng kính chào.
Tp.HCM, ngày… tháng… năm 2006.
Người làm đơn:
***
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc
………………………
ĐƠN XIN VIỆC
Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc
………………………
ĐƠN XIN VIỆC
Kính gởi: Ban lãnh đạo công ty lương thực Tp.HCM.
Tôi được biết quí công ty đang có nhu cầu tuyển dụng nhân viên bán hàng, và vị trí quí công ty đang tuyển dụng đòi hỏi sự năng động, vui vẻ, nhạy bén và sáng tạo, nhiệt tình và trung thực, kĩ năng thiết lập giao dịch, khả năng tự tin trong giao tiếp.
Tôi hiện là sinh viên năm thứ hai, ngành “Khoa học bảo hộ lao động” (Hệ ĐH chính quy), khoa “Môi trường và Bảo hộ lao động” của trường đại học Tôn Đức Thắng. Trong quá trình học tập, tôi đã cố gắng phát triển toàn diện các kĩ năng giao tiếp và học hỏi, tham gia rèn luyện phẩm chất đạo đức tốt trong môi trường đoàn, hội sinh viên, đúc kết kinh nghiệm trong thời gian làm các công việc bán thời gian.
Tôi hiểu ngoài những yêu cầu trên, vị trí quí công ty đang tuyển dụng còn đòi hỏi người có tinh thần đoàn kết nội bộ và hỗ trợ đồng nghiệp trong quá trình làm việc, hòa đồng với tập thể, có khả năng làm việc độc lập và theo nhóm, cũng như có khả năng làm việc trong môi trường có áp lực cao. Đây chính là những kĩ năng mà tôi đúc kết được qua quá trình học tập, làm việc từ trước đến nay.
Vì những kĩ năng, kinh nghiệm nêu trên, tôi tin rằng tôi có thể đáp ứng được yêu cầu của quí công ty. Tôi cũng xin cam đoan chấp hành nghiêm chỉnh mọi qui định của quí công ty và hoàn thành tốt công việc được phân công.
Mọi liên hệ về lịch phỏng vấn hay thông tin về hồ sơ xin việc này, xin vui lòng liên lạc số điện thoại 0976 520 210.
Xin chân thành cảm ơn và trân trọng kính chào.
Tp.HCM, ngày 18 tháng 07 năm 2009.
Người làm đơn:
Võ Thành Công
