Quy trình kiểm soát hàng hóa ra vào cổng chi tiết nhất!

[Đại An Group]

Tại mỗi doanh nghiệp, đặc biệt là nhà máy, kho xưởng, cổng ra vào không chỉ là nơi giao nhận hàng hóa mà còn là “điểm chốt” quan trọng đảm bảo an ninh.

Một quy trình kiểm soát hàng hóa ra vào cổng chặt chẽ không chỉ giúp ngăn ngừa thất thoát, mà còn tối ưu vận hành và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho công ty. Mời bạn đọc cùng tìm hiểu lưu trình kiểm soát hàng hóa ra vào cổng với bài viết dưới đây.

1. Khái niệm quy trình kiểm soát hàng hóa ra vào cổng
[caption id="attachment_4437" align="aligncenter" width="701"]

kiểm tra hàng hóa ra vào cổng[/caption]
Quy trình kiểm soát hàng hóa ra vào cổng là tập hợp các bước, quy định và biện pháp nhằm giám sát, xác nhận, ghi nhận và cho phép hoặc từ chối việc hàng hóa đi qua cổng doanh nghiệp.

Hoạt động này thường do bộ phận bảo vệ, nhân sự kho vận hoặc phối hợp nhiều phòng ban đảm nhiệm, đảm bảo mọi hàng hóa xuất – nhập đều được kiểm tra và ghi nhận chính xác.

Lợi ích khi áp dụng quy trình kiểm soát chặt chẽ
Việc áp dụng quy trình kiểm soát hàng hóa chặt chẽ không chỉ giúp giảm thiểu thất thoát mà còn tăng hiệu quả làm việc của kho vận, từ đó dễ dàng truy xuất thông tin khi cần. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thẻ dễ dàng đáp ứng yêu cầu kiểm tra, thanh tra của các cơ quan nhà nước. Đặc biệt, việc áp dụng quy trình kiểm soát hàng hóa còn giúp nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

2. Tại sao cần kiểm soát hàng hóa ra vào?
Việc kiểm soát hàng hóa ra vào công ty giúp:

• Ngăn ngừa thất thoát tài sản: Kiểm soát chặt chẽ giúp giảm thiểu nguy cơ mất mát, gian lận hoặc tráo đổi hàng hóa.
• Đảm bảo chất lượng hàng hóa: Việc kiểm tra đầu vào, đầu ra giúp loại bỏ các sản phẩm hư hỏng, sai quy cách.
• Tuân thủ quy định pháp luật và hợp đồng: Doanh nghiệp cần đảm bảo chứng từ, hóa đơn và hồ sơ xuất – nhập hợp lệ.
• Tối ưu quy trình logistics: Ghi nhận dữ liệu xuất – nhập giúp kho vận lập kế hoạch hiệu quả hơn.
• Tăng uy tín và sự chuyên nghiệp: Quy trình minh bạch tạo niềm tin cho khách hàng, đối tác.

3. Các yếu tố đặc thù trong kiểm soát hàng hóa
Tùy loại hình doanh nghiệp, quy trình kiểm soát hàng hóa có thể thay đổi nhưng thường chú trọng vào các yếu tố sau:

• Tính chính xác của chứng từ: Phiếu xuất kho, lệnh điều động, hóa đơn vận chuyển.
• Tình trạng hàng hóa: Đúng số lượng, chủng loại, chất lượng như quy định.
• Phương tiện vận chuyển: Biển số xe, tài xế, thời gian vào/ra.
• Đặc điểm kho bãi: Lối ra vào, khu vực kiểm tra, thiết bị an ninh hỗ trợ.
• Nhân sự thực hiện: Đội bảo vệ, nhân viên kho, giám sát an ninh.

4. Quy trình kiểm soát hàng hóa ra vào cổng chi tiết
[caption id="attachment_4438" align="aligncenter" width="679"]

Quy trình kiểm soát hàng hóa ra vào cổng chi tiết[/caption]
Dưới đây là các bước cơ bản của một quy trình kiểm soát hàng hóa ra vào hiệu quả. Tùy vào từng loại hình doanh nghiệp, quy trình này có thể thay đổi để đáp ứng phù hợp với nhu cầu.

Bước 1: Tiếp nhận thông tin hàng hóa

• Nhận thông tin từ bộ phận kho về quản lý về loại hàng, số lượng, thời gian giao nhận.
• Chuẩn bị hồ sơ liên quan như phiếu xuất/nhập kho, giấy phép vận chuyển.

Bước 2: Kiểm tra giấy tờ và đối chiếu thông tin

• Đối chiếu thông tin trên chứng từ với thực tế hàng hóa.
• Xác nhận chữ ký, con dấu của người có thẩm quyền.

Bước 3: Kiểm tra thực tế hàng hóa

• Đếm số lượng kiện, đo trọng lượng nếu cần.
• Kiểm tra tình trạng bao bì, tem niêm phong (nếu có).
• Đối chiếu với danh mục hàng đã đăng ký.

Bước 4: Ghi nhận dữ liệu xuất – nhập

• Ghi vào sổ theo dõi hoặc phần mềm quản lý kho.
• Lưu hình ảnh hoặc video (nếu hệ thống camera hỗ trợ).

Bước 5: Cho phép hàng hóa ra/vào

• Sau khi xác nhận đủ điều kiện, bảo vệ mở cổng cho hàng hóa di chuyển (bảo vệ tại cổng cần kiểm tra đơn xin vận chuyển hàng hóa, thời hạn, điểm đến, số lượng, kiểm tra thông tin của tài xế, thùng xe có được dán kẹp chì hay không (với hàng bảo mật).
• Trường hợp có sai lệch, lập biên bản và báo ngay cho quản lý.

Bước 6: Lưu trữ hồ sơ và báo cáo

• Lưu trữ giấy tờ, biên bản, dữ liệu điện tử.
• Gửi báo cáo định kỳ cho bộ phận quản lý kho hoặc ban giám đốc.

5. Các lỗi thường gặp và cách khắc phục
Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực an ninh, anh Lâm Văn Khang, trưởng phòng đào tạo của Đại An Group đã liệt kê những lỗi thường gặp trong quá trình xuất nhập hàng. Mời bạn đọc tham khảo:

• Không đối chiếu kỹ chứng từ: Dẫn đến xuất – nhập sai hàng. → Khắc phục: Áp dụng nguyên tắc 2 bước kiểm tra (bảo vệ + nhân viên kho).
• Thiếu lưu trữ hồ sơ: Gây khó khăn khi truy xuất dữ liệu. → Khắc phục: Sử dụng hệ thống lưu trữ điện tử.
• Bỏ sót kiểm tra phương tiện vận chuyển: Có thể gây gian lận. → Khắc phục: Kiểm tra cả thùng xe, thùng container, tem niêm phong, kẹp chì.
• Quy trình rườm rà: Gây chậm trễ giao nhận. → Khắc phục: Sắp xếp luồng di chuyển hợp lý.

6. Giải pháp tối ưu hóa quy trình
Để đảm bảo quy trình kiểm soát hàng hóa diễn ra nhanh chóng, chính xác, dưới đây là một số gợi ý:

• Sử dụng phần mềm quản lý kho: Tự động hóa việc ghi nhận, đối chiếu và báo cáo.
• Kết hợp ghi chép dữ liệu trong sổ sách: Giúp tăng tính xác thực
• Lắp đặt hệ thống camera tại cổng, các chốt an ninh (chốt an ninh tại các cửa ra vào chính của hàng hóa, chốt bảo vệ tại bến xuất hàng, nơi xuất hàng): Giám sát toàn bộ quá trình.
• Đào tạo nhân sự: Nâng cao kỹ năng nhận diện rủi ro và xử lý tình huống.
• Phân luồng hàng hóa: Hàng xuất và hàng nhập đi theo lối riêng để tránh nhầm lẫn.
• Tích hợp mã QR hoặc RFID: Rút ngắn thời gian kiểm tra và giảm sai sót.

Quy trình kiểm soát hàng hóa ra vào cổng không chỉ là một yêu cầu bắt buộc về an ninh, mà còn là công cụ quản lý hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và nâng cao năng suất.

Việc áp dụng quy trình khoa học, minh bạch, kết hợp công nghệ và nhân sự được đào tạo bài bản sẽ mang lại lợi ích lâu dài, bảo vệ tài sản và uy tín cho công ty.